Com que la vostra petita empresa està en augment, no només et trobaràs nedant amb la mateixa responsabilitat i satisfacció; Vostè també es trobarà amb una gran varietat d'argot. Entre el menys divertit és el tipus que es refereix a les despeses empresarials - ja sabeu, termes com a despeses de capital, actius apreciables, depreciació, deute garantit i finançament del deute.
Quan algú posa en relleu l'argot empresarial diu "desemborsament en efectiu", el significat es redueix a una sortida de caixa senzilla. En la majoria dels casos, si voleu que la vostra vida sigui més fàcil, podeu trucar-li un pagament, però la definició exacta és una mica més específica.
Què és exactament el desemborsament en efectiu?
Així que sabem que el desemborsament en efectiu és el cobrament d'efectiu o el pagament de diners. Però, què podria cobrir aquesta sortida?
Els desemborsaments en efectiu sovint es dirigeixen a despeses d'explotació, béns i serveis necessaris per al negoci i els comptes que paga per dur a terme activitats comercials normals, però també poden pagar els interessos dels préstecs. De la mateixa manera, poden prendre la forma d'un pagament de dividends o la distribució de beneficis als accionistes. Aquests són els grans cops, però en el dia a dia d'una petita empresa, alguns dels tipus més comuns de desemborsament en efectiu són les despeses d'efectiu petites i fins i tot els reemborsaments als clients realitzats directament des de la caixa registradora.
Tot i que sona com un oxímoron donat el mateix terme, els desemborsaments en efectiu no han de prendre la forma de paper en efectiu; un desemborsament en efectiu també es pot pagar en plàstic, xecs o transferències de fons electrònics.
El procés de desemborsament d'efectiu
Normalment, les empreses utilitzen un sistema de pagament de comptes (inclosos els diferents tipus de programari de pagament de comptes sovint emprats per petites empreses) per tal de desemborsar en efectiu. De la mateixa manera, el sistema de nòmines del vostre negoci pot fer desemborsaments en efectiu. Algunes empreses poden externalitzar el procés de desemborsament en efectiu al banc.
A l'extrem oposat de l'espectre, els desemborsaments d'efectiu es poden pagar simplement a través d'efectius petits d'una banda a una altra. Els efectius petits solen ser utilitzats pels empleats per realitzar compres petites, relacionades amb negocis, com ara subministraments d'oficina menors, dinar amb un client o un viatge de Lyft al lloc de treball. Aquests són els tipus de compres menors que no necessiten escriure un xec o fer una transferència electrònica de fons.
Protegiu-vos amb procediments de control
Tot i que els desemborsaments petits en efectiu són tan fàcils com donar un cop d'efectiu a la mà d'un empleat, requereixen procediments de control com el desemborsament de diners en efectiu mitjançant xec o transferència bancària. El terme "procediments de control" pot semblar una mica intimidatori, però en aquest cas, només vol dir que heu de registrar els desemborsaments en efectiu de la vostra empresa concretament, mantenint registres a través d'un diari de desemborsament físic o un programari de comptabilitat digital (o ambdós). Això us proporciona un seguiment de paper i us ajuda a garantir que les dades comptables de la vostra empresa arribin a la temporada fiscal, tot això ajudant-vos a fer un seguiment del pressupost durant tot l'any.
Per a petits diners en efectiu, assegureu-vos que els destinataris obtenen un rebut de les compres comercials realitzades i que manteniu el rebut a l'arxiu, juntament amb un petit comprovant d'efectiu amb el nom del spender i una descripció de la compra. En general, tant si es presenta de forma digital com en una forma analògica de la vella escola, cada desemborsament en efectiu s'ha de fer juntament amb un informe que inclogui informació com el tipus de despeses, data, import, pagador, forma de pagament i una nota que descrigui qualsevol altra informació rellevant detalls. Si heu pagat un desemborsament en efectiu com a pagament per dividend, registreu-lo al vostre diari o programari com a reducció de l'equitat corporativa. De la mateixa manera, els reemborsaments efectius realitzats a partir de la liquidació s'han de registrar com una reducció de les vendes.
El millor és mantenir registres de desemborsament en efectiu durant set anys per maximitzar la vostra protecció en el cas d'una auditoria fiscal. És clar que pot tenir una mica d'espai d'oficina (o espai de disc dur o emmagatzematge en el núvol), però val més que val la pena tranquil·litzar-se.
