El cicle de desemborsament en efectiu constitueix part del procés de comptabilitat empresarial. Alguns recursos comptables de negocis consideren aquest cicle un procés en si mateix, mentre que altres ho qualifiquen com una part d'un procés de comptabilitat més gran. La comprensió del cicle de desemborsament en efectiu implica examinar el seu propòsit, els passos del procés i els diferents empleats implicats en aquest procés. El director financer (CFO) ajuda a establir procediments de desemborsament en efectiu en empreses.
Desemborsament en efectiu
El cicle de desemborsament en efectiu és el procés pel qual un negoci compra articles, des de peces per a un procés de fabricació fins a mercaderies per a la venda comercial, amb recursos en efectiu. Aquest procés es basa en gran mesura en les decisions i l'aprovació del departament de comptabilitat d'una empresa. En un negoci gran o burocràtic, el cicle de desemborsament en efectiu implica un grapat de departaments diferents de la comptabilitat, incloent-hi la compra, la recepció i la producció. El desemborsament en efectiu pot implicar no només efectiu físic, sinó tots els recursos en efectiu, com ara xecs i línies de crèdit.
Passos en el cicle
El punt de partida d'un cicle de desemborsament en efectiu depèn del pla de comptabilitat d'un negoci específic. Explicat linealment, el cicle funciona bàsicament així: Una empresa decideix comprar un article o grup d'articles. El departament de compres estableix un ordre de compra, que el departament de comptabilitat aprova basant-se en recursos de caixa disponibles. El departament de recepció rep l'encàrrec del proveïdor a crèdit. El departament de comptabilitat crea tota la documentació necessària per a la compra i paga al proveïdor. El pagament del proveïdor constitueix el desemborsament real d'efectiu.
El cicle de despeses
L'autor James A. Hall argumenta en el seu llibre "Sistemes d'Informació Comptable" que el cicle de desemborsament en efectiu constitueix part d'un procés més gran anomenat Cicle d'Execució. Segons Hall, el cicle de desemborsament en efectiu i el sistema pagador de compres / comptes constitueixen els dos elements de la primera part del cicle de despeses. En aquest cicle, el sistema pagador de compres / comptes determina les necessitats materials d'una empresa i compra materials basats en aquestes necessitats. Aquest sistema registra totes les compres entrants com a inventari i crea comptes per a cada proveïdor. Durant el cicle de desemborsament en efectiu, el departament de comptabilitat recopila informació sobre tots els comptes oberts i paga els comptes a través de desemborsament en efectiu. Aquest cicle és més o menys idèntic al cicle estàndard de desemborsament d'efectiu, però el descompta en subcicles.
Més informació sobre Desemborsament d'efectiu
El desemborsament en efectiu en empreses petites funciona de manera molt diferent. Una botiga de propietat independent, per exemple, pot contractar a una persona que fa totes les compres, s'encarrega de rebre i equilibrar tots els comptes mitjançant el desemborsament en efectiu. Aquesta persona també maneja petits diners en efectiu per a les compres.
En alguns casos, un sistema de desemborsament en efectiu no té res a veure amb la compra de materials per part d'un negoci. L'estat de Califòrnia, per exemple, crida al sistema pel qual paga els guanys de la loteria estatal un cicle de desemborsament en efectiu. Tècnicament, qualsevol cicle pel qual una entitat desemborsa diners, ja que efectiu o xec constitueix un cicle de desemborsament en efectiu.
