Una carta és un document formal elaborat per un club, grup, empresa o entitat que dóna privilegis, drets i poders als que figuren en el document. Exemples són cartes que s'elaboren per equips esportius, ajuntaments i fins i tot per a les Nacions Unides. Establir un xat significa establir-lo o crear-lo. Tot i que pot trigar una mica de temps a redactar, una carta pot proporcionar orientació i protecció a una entitat definint els objectius, els objectius i els requisits de pertinença del grup.
Determineu el propòsit de l'organització o entitat. Quin és el motiu pel qual existeix? Per què es va establir? Per exemple, si formeu un grup d'escriptura, els membres criticaran el treball de l'altre? Hi haurà terminis per a què tothom s'adhereixi, perquè es compleixin els objectius d'escriptura? Escriviu aquesta descripció amb detall, de manera que no hi ha dubte sobre el propòsit del grup.
Expliqueu la jerarquia de lideratge de l'entitat. Qui estarà a càrrec? En molts grups hi ha un president, un vicepresident, un secretari i un tresorer. Si no voleu aquest format, qui s'encarregarà de fer reunions per assegurar-se que ningú no domini la conversa? Si bé això pot ser un individu, també pot fer-se un comitè dins del grup. I com es determinarà la composició per vot, sol·licitud o cita? Comprometeu aquests elements també en paper, per fer-ne una altra vegada.
Llista els objectius del grup, amb passos clars sobre com es compleixen aquests objectius. Per exemple, si l'organització és un grup inversor, no simplement declari "fer un milió de dòlars". Tot i que aquest sigui l'objectiu del grup, explica com això s'aconseguirà en passos mesurables.
Defineix els requisits de pertinença, com ara l'edat, l'educació o l'experiència. Mentre que les organitzacions i grups privats tenen dret a triar membres basats en les seves pròpies regles, només cal tenir en compte que la carta pot ser legalment qüestionada si es considera que la pertinença és discriminatòria. Per exemple, si la gent es nega a ingressar al grup en funció de les preferències racials o de gènere, poden tenir motius legals per demandar.
Escrigui una còpia formal de la carta. Feu que tots els dirigents actuals llegeixin la carta i firmeu una còpia, mostrant que s'ha acceptat formalment. Mostra una còpia de la carta on altres membres poden veure-la fàcilment durant les reunions o donar una còpia als membres nous per als seus registres.
