Les actes són un registre detallat d'una reunió. Les actes registren temes de conversa, accions necessàries i decisions preses. Les actes asseguren que hi hagi un registre oficial de la reunió, que també documenta qui estava en una reunió i que estava absent. Normalment, una persona és elegida per mantenir les actes, normalment un secretari o tresorer. Si se li ha donat l'oportunitat de mantenir minuts per a una reunió, hi ha algunes coses a tenir en compte per assegurar-se de registrar-les professionalment.
Articles que necessiteu
-
Pen o llapis
-
Quadern
-
Dispositiu de gravació
-
Ordinador
Tingueu en compte l'hora, la data i el lloc en què la reunió va tenir lloc a la part superior de la pàgina en un bloc de notes.
Utilitzeu un dispositiu de gravació que podeu reproduir més tard per ajudar-vos a escriure minuts complets.
Enumereu els noms dels assistents. Anoteu també els noms de les persones que s'espera que estiguin a la reunió però que estan absents. Pot ser necessari que tingui en compte l'absència de la qual està excusa. Si és així, podeu anotar "excusat" entre parèntesis al costat del nom de la persona.
Seguiu juntament amb l'agenda de la reunió. Els assistents principals normalment reben l'ordre del dia abans de la reunió i us ajudaran a registrar cada tema discutit.
Tingueu en compte els punts principals fets per a cada tema de l'ordre del dia. Les actes hauran de tenir en compte les decisions que es prenguin o el seguiment necessari per a cada tema del programa.
Afegiu la paraula "Acció" en qualsevol element del programa que tingui una acció requerida d'un membre de la junta o d'un assistent. Quan escriviu les vostres notes, feu que la paraula "acció" sigui en negreta i en cursiva, i poseu-ne una línia; això fa que sigui fàcil trobar i ajudar a fer un seguiment de qui ha de fer el que.
Escriviu o escriviu qualsevol "altre negoci" per etiquetar els temes tractats més enllà dels que figuren en l'ordre del dia i denotar qui va ser l'encarregat d'elaborar aquests elements a la reunió.
Indiqueu en els minuts el moment acordat, la data i el lloc de la propera reunió.
Tanca la sessió als minuts. L'última línia dels minuts escrits hauria d'incloure el vostre nom i el vostre títol, precedit d'una frase com "Acta registrada per".
Consells
-
Assegureu-vos que el dispositiu de gravació estigui connectat, carregat completament o que tingui bateries addicionals.
