La reunió general anual (AGM) és una reunió amb membres del Consell, accionistes, inversors i alts directius per revisar la informació fiscal i cobrir les decisions clau i els canvis realitzats durant el curs de l'any anterior. Els minuts AGM es recopilen com a registre de la reunió, i contenen detalls específics sobre les decisions importants que es prenen a la reunió i notes sobre els membres elegits. Normalment, els minuts s'adjunten a un apèndix dels informes tractats o presentats durant la reunió.
Escriviu el nom de la vostra organització, seguit d'"Acta de reunió general". A continuació, escriviu la data i l'hora completa de la reunió, i la ubicació de la reunió. La ubicació haurà d'incloure el nom de la sala de conferències i el lloc on es realitza la reunió.
Escriu el Preàmbul. Utilitzeu el número romà "I" seguit del terme PREÀMBUL per introduir els assistents. Llista tots els membres que assisteixen a la reunió, començant pel president. A continuació, indiqueu el vicepresident, el tresorer, el secretari i els membres executius presents. Ja es poden utilitzar noms complets o inicials i cognoms per a aquesta secció.
Llista observadors i disculpes. Si hi ha assistents a la reunió presents que no són oficials o membres de la comissió, es pot incloure com a observador o una disculpa. Si ningú cau en cap de les categories, indiqueu "Nil" per a cadascun.
Introduïu les actes de la reunió anterior. Utilitzeu el número romà "II" seguit de MINUTOS DE TROBADA ANTERIOR per a aquesta secció. Indiqui els moviments que es van traslladar, secundar i transmetre a la present reunió.
Introduïu els informes de la reunió. Comenceu aquesta secció utilitzant el número romà "III" seguit de REPORTS. Llista els informes individualment com a elements de l'annex.
Registre del procés electoral. Utilitzeu el número romà "IV" per indicar les eleccions per als oficials que tornen, el president, el vicepresident, el secretari, el tresorer i qualsevol altre funcionari electe. Per a cada candidat, haurà d'incloure: la persona designada; a qui van ser nomenats; qui va secundar la nominació; i si el candidat declina o accepta la candidatura. L'oficial elegit serà indicat com a tal en el minut.
Registre de les eleccions oficials. Si seleccioneu els representants públics, haureu d'incloure el nom del candidat i les persones que han nomenat i secundat l'oficial.
Enumereu tots els moviments aprovats o presentats a la reunió. Una moció és una votació a favor o en contra d'una determinada política o decisió i es pot presentar durant el curs de la reunió. Feu una llista d'aquestes discussions a l'acta i indiqueu si la moció ha estat aprovada o rebutjada.
Registre els elements "Altres empreses". Sota el número romà "V", enumera i resumeix els debats o esdeveniments que es van produir a la reunió fora de les eleccions i les presentacions. Una llista amb vincles o de 2 a 3 frases sobre cada element sol ser suficient per a la seva revisió a la propera reunió.
Llista informació de l'annex i dades financeres. L'últim apartat dels minuts de AGM necessita llistar els apèndixs referenciats anteriorment a les actes, i finalitzar amb un resum de les dades financeres que proporcioni el tresor.
Consells
-
Normalment, l'AGM es fa cada any per informar els membres de les activitats de l'any anterior, i elegir oficials i funcionaris públics per al proper any. Les còpies de les actes AGM es poden distribuir a tots els assistents poc després de la reunió. El secretari potser haurà de proporcionar una còpia de les actes de l'AGM a la propera reunió per a la seva revisió.
