El nom formal d'una carta de llista d'ofertes és una "carta de presentació de la proposta". Aquest tipus de lletra s'haurien d'escriure de forma succinta i conservar un màxim de dues pàgines de longitud. Desenvolupar una sol·licitud de propostes per descriure els paràmetres del projecte, els resultats esperats, els horaris i els fites en detall. El propòsit de la carta de presentació és arribar a les descripcions i requisits principals d'una manera sinopsi.
Articles que necessiteu
-
Programari de processament de textos
-
RFT (opcional)
-
Enllaços al lloc web de RFP, Aplicació (opcional)
Obriu la lletra amb una breu salutació i anuncieu el títol del projecte d'oferta. Creeu un encapçalament anomenat "Descripció" després de la salutació de l'obertura. Utilitzeu aquest encapçalament per descriure breument la feina en tres paràgrafs o menys, de manera que es llegeixi més com un extracte de resum. Inclou un número de feina per al projecte.
Creeu un encapçalament anomenat "Especificacions". Utilitzeu aquesta àrea per elaborar els requisits, com ara les especificacions tècniques relatives a la mida, les necessitats elèctriques, la ubicació i altra informació pertinent que els licitadors hauran de conèixer per proporcionar una estimació precisa.
Creeu un encapçalament anomenat "Qualificacions". Utilitzeu aquesta secció per descriure les qualificacions necessàries per als licitadors, com per exemple tenir un nombre mínim d'anys en el negoci, tipus específics de llicències requerides, la capacitat de demostrar quantitats adequades de la cobertura de l'assegurança i el (s) tipus (s) d'assegurança que la feina necessita. Les preferències d'estat a les empreses minoritàries o de propietat de les dones (si s'escau) i qualsevol altre llenguatge jurídic obligatori, es requereix que la vostra empresa o els seus departaments estiguin indicats en totes les cartes d'ofertes.
Etiqueta un títol anomenat "Pressupost" per a la feina (si escau). Introduïu l'import màxim del projecte perquè tots els sol·licitants coneguin l'import del pressupost màxim.
Feu un encapçalament etiquetat com a "Lliuraments" i escriviu una breu declaració sobre els resultats de treballs esperats que s'han de complir. Informeu a les perspectives que s'inclourà una declaració detallada dels resultats a la RFP completa per al treball.
Escriviu un encapçalament anomenat "Data límit" i sota l'encapçalament indiqueu la data de finalització necessària. Incloeu un desglossament de les dates marcades (si s'escau) o deixeu els detalls de la fita de la RFP.
Creeu un encapçalament de "mostres" (si s'escau) i especifiqueu com els licitadors han d'enviar mostres de treballs anteriors, com per exemple a través de fotografies digitals electròniques en un format JPEG o GIF o com a fitxer adjunt juntament amb la seva aplicació formal.
Creeu un encapçalament de "Referències" i especifiqueu el nombre de referències necessàries i el tipus d'informació de contacte que necessiteu, com ara un nom, un títol, un número de telèfon i una adreça de correu electrònic.
Inseriu un enllaç a la lletra perquè els sol · licitants puguin enllaçar a una aplicació formal en línia i un hipervincle separat per a la RFP (si es requereix). Afegiu un enllaç al vostre lloc web i incloeu la RFP i l'aplicació al vostre lloc web, que es pot formatejar com a PDF perquè els sol·licitants pugin a la seva computadora.
Consells
-
Indiqueu una data per a una sessió de preguntes i respostes per a un treball de pressupost gran i per minimitzar el nombre de seguiment del telèfon i correus electrònics que pugueu rebre perquè pugueu respondre preguntes alhora. Incloeu un nom de contacte i indiqueu si els licitadors han d'utilitzar el telèfon o el correu electrònic per enviar preguntes addicionals.
