El seguiment i l'avaluació dels procediments d'adquisició forma part integrant de la gestió d'una organització. El procés de contractació mereix un alt nivell d'atenció de la direcció per assegurar-se que no sigui presa del frau i la corrupció. Els procediments d'adjudicació de contractes han d'incloure controls efectius per aconseguir la rendició de comptes i la transparència. El seguiment i l'avaluació continuada de la gestió del procés de compra constitueixen la integritat i el compliment de les lleis i els estàndards ètics.
Identifiqueu els controls interns que existeixen i si els controls funcionen segons el disseny. No hauria d'existir cap oportunitat perquè els controls estiguin invalidats. Els controls interns clau a avaluar inclouen la segregació de funcions, els controls de supervisió, els controls de recepció, els controls d'autorització i els controls de gravació.
Desenvolupar una llista de verificació de compliment per determinar si es segueixen els procediments d'adjudicació. La llista de verificació s'ha de dissenyar amb la col·laboració dels empleats i la gestió. Al participar en el desenvolupament de la llista de comprovació, l'empleat està essencialment entrenat i té una major consciència del procés. Una bona llista de verificació de compliment reforça els procediments existents i tradueix els objectius d'equitat, obertura i competència.
Realitzeu una avaluació del risc per localitzar o identificar possibles preocupacions, debilitats o àrees d'alt risc. Identificant indicadors o "banderes vermelles", l'organització pot garantir que existeixin controls interns adequats per evitar irregularitats. Identificant riscos, conflictes d'interès i incidència de frau i corrupció es pot reduir.
Seguiment d'adquisicions específiques a través de tot el procés de compra. Tingueu en compte si la contractació proporcionava una competència oberta i si era transparent i sense discriminació per a determinats proveïdors. Determineu si el mètode de compra utilitzat era apropiat per al bé o el servei que s'adquireix i s'assegura que s'hagi documentat adequadament.
