Hi ha polítiques i procediments per ajudar a guiar la manera com la vostra empresa opera internament i externament. Revisar periòdicament les vostres polítiques i procediments garanteix que sempre seguiu les millors pràctiques. L'avaluació us ajuda a actualitzar les vostres pautes segons sigui necessari per reflectir canvis en el vostre negoci o en l'economia i per abordar àrees de necessitat o preocupació a l'empresa.
Defineix les polítiques
Les polítiques són els protocols escrits de la vostra empresa per saber com gestionar diverses funcions comercials. Per exemple, és possible que tingueu polítiques internes per a coses com el lloc de treball, l'assistència o com es demanen els dies de vacances. També podeu tenir polítiques externes per a problemes com ara la compra o el tractament de reclamacions dels clients. Segons KCG Consulting Group, les polítiques van establir l'evolució de la forma en què es desenvolupen, es duen a terme i s'avaluen els procediments i han d'ajustar-se als objectius estratègics d'una organització. Normalment, les polítiques són designades per un propietari, una alta direcció, un consell assessor o un consell d'administració.
Polítiques de revisió
Reviseu periòdicament les polítiques per assegurar-se que siguin completes, exhaustives i de fàcil comprensió. Utilitzeu comentaris de clients i personal en el procés. Segons KCG, una política hauria de ser per escrit, amb un conjunt de directives individuals per a cada política. Això fa que sigui més fàcil de comprendre i revisar i canviar quan sigui necessari. Per exemple, si els clients es queixen regularment que no tenen una política de devolució o reemborsament establerta, o si els funcionaris diuen que no hi ha cap procés just sobre com les persones fan servir dies personals, val la pena afegir els problemes a la seva agenda de revisió de la política. Quan una política ja no té sentit pràctic o ja no és aplicable, podeu actualitzar-la o eliminar-la.
Definir procediments
Els procediments són els passos o processos que utilitza el vostre negoci en activitats comercials quotidianes. Per exemple, pot tenir un procediment per a la comprovació dels visitants, obrir o tancar l'empresa durant el dia o netejar o operar maquinària. Tenir guies de procediment al seu lloc permet assegurar-se que el vostre negoci funcioni amb seguretat i eficiència, especialment en aquells llocs on l'error podria ser perillós o costós. Per exemple, si no teniu cap procediment per tancar les portes de negocis a la nit, podeu obrir l'empresa a possibles robatoris o vandalisme. Segons KCG, els procediments haurien d'incloure informació relacionada amb qui fa el que, quan ho fa, en quin ordre i per quina raó.
Procediments d'avaluació
Les activitats que tenen múltiples passos, o els passos que s'han d'aplicar en un ordre concret, han de tenir pautes de procediment. Si algun element de la vostra empresa experimenta errors freqüents, cal avaluar el procediment per a aquesta àrea. Per exemple, si els clients es queixen regularment dels enviaments tardans, avaluï els seus procediments per rebre comandes, complir l'enviament i el seguiment de l'enviament. Això us ajudarà a identificar àrees on calgui una aclaració o una major definició. Reviseu els procediments demanant als empleats que no estiguin familiaritzats amb un procés per llegir les vostres pautes existents i identificar àrees que no tenen sentit o que són difícils de comprendre.
