Les notes de dèbit i les factures s'utilitzen en el procés de comptabilitat per ajudar les empreses a fer un seguiment de les vendes. Mentre les notes de dèbit es refereixen als comptes a cobrar, les factures tracten principalment les vendes finalitzades en què els diners ja han canviat de mans. Si es fa servir una nota de dèbit o una factura, és important que tota la informació pertinent s'inclogui al document, de manera que es pugui utilitzar en el procés de comptabilitat en el futur.
Nota de dèbit
Una nota de dèbit és una notificació enviada a un client per alertar-li d'un import vençut. Les empreses poden utilitzar una nota de dèbit com a precursor per enviar comptes vençudes a les col·leccions, com a alerta que un compte està a punt de cobrar, o que li recordi un descompte per al pagament anticipat.
Factura
Les factures s'utilitzen per registrar transaccions de vendes. Per exemple, si una empresa està en una exposició o fa una conferència i realitza una venda, el comprador i els negocis reben cadascuna una còpia d'una factura perquè ambdues parts coneguin el que es venia, quan i quant. Les factures també s'inclouen amb articles de venda que s'envien als clients.
Diferències
Una nota de domiciliació bancària és informació sobre una transacció passada que no es paga, mentre que una factura registra una transacció comercial que s'ha completat. Les notes de deute es basen en comptes de comptes a cobrar, mentre que les factures s'utilitzen per a vendes per a les quals ja s'ha efectuat el pagament.
Exemples d'ús
Si el compte d'un client és vençut, una empresa pot enviar una nota de dèbit al client per recordar-li la supervisió del compte. La nota hauria d'incloure l'element o els elements adquirits, la data de la compra, el preu de compra, la data de venciment original i els càrrecs financers que s'hagin pogut aplicar al compte vençut. Un exemple d'una factura és quan es fa una venda i el client sol·licita un rebut classificat. La factura inclou l'element comprat, el preu de venda, la data de venda i el mètode de pagament.
