Els clients i clients de facturació no sempre són suaus. Si la factura resulta massa alta o massa baixa, una empresa pot emetre un memoràndum de dèbit o crèdit per corregir-lo. Els bancs utilitzen memoràndums per fer ajustos als comptes corrents de negocis. L'empresa que acaba d'arribar a un memoràndum pot utilitzar-la per fer un seguiment de quant d'ajustar els llibres del seu compte.
Factures: deute versus crèdit
Suposem que truqueu a un lampista a la vostra empresa i configureu-los per treballar als banys. El lampista escriu una factura, però hi ha un error de càlcul. L'empresa pot emetre un memoràndum de dèbit si no se n'ha facturat o una nota de crèdit si es factura massa. També pot emetre una factura modificada que indica el total correcte.
La memòria hauria d'explicar per què s'ha d'ajustar la factura. Per exemple, una nota de crèdit d'un proveïdor podria indicar que la vostra factura s'ha ajustat perquè heu retornat alguns dels subministraments que heu ordenat. Si ja heu pagat abans de rebre la nota de crèdit, podeu sol·licitar un pagament en efectiu o utilitzar-lo per obtenir un descompte en el següent ordre.
Si encara no heu pagat la factura, registreu la nota ajustant els vostres comptes a pagar. El venedor també el registra com un ajust als comptes a cobrar.
Mims i bancs
Els bancs també utilitzen memòries de crèdit i de dèbit, com a elements en els extractes bancaris de negocis. Podeu detectar una nota de dèbit si el banc ha de debitar el vostre compte per a taxes com fons insuficients, càrrecs de servei o el cost d'imprimir xecs. Podeu obtenir una nota de crèdit per obtenir interessos meritats al compte.
Heu d'incloure els imports dels memòries de dèbit i de crèdit als vostres registres financers. Ho fa sempre que reconcileu els vostres llibres al vostre extracte bancari. Al vostre balanç, un memoràndum incrementarà o reduirà el vostre compte d'efectiu, així com afectarà a altres, com ara despeses diverses o interessos meritats, depenent de si el compte creix o es redueix.
Mims interns
De vegades, una nota de dèbit o de crèdit és útil per a les vostres pròpies operacions internes. Les empreses emeten notes de crèdit i de dèbit quan aclareixen un petit saldo en un compte. Suposem que el client pagui un desemborsament de $ 5 en el seu últim ordre. Li enviem un reemborsament, després s'ajusta els seus comptes per reflectir la pèrdua de $ 5.Una nota autoritza els comptes a fer el canvi al seu compte.
