No és estrany que els propietaris comercials i els proveïdors de servei atreguin als clients. Per exemple, si ets dissenyador de pàgines web i el projecte en què treballeu triga més temps i esforç del que pensàveu, és possible que vulgueu cobrar més. En aquest cas, té sentit publicar una nota de dèbit o de dèbit al vostre client. Aquest document és àmpliament utilitzat en totes les indústries per a la facturació incremental, les transaccions bancàries i molt més.
Consells
-
Un memoràndum de dèbit o memòria de dèbit és un formulari emès pels venedors per notificar als clients que no s'han facturat o cobra el suficient. Té la funció de gestionar el saldo degut en una factura particular i corregir errors de facturació.
Què és un memoràndum de dèbit?
Imaginem que és propietari d'una agència de màrqueting digital i un dels vostres clients sol·licita serveis addicionals després de fer una comanda.Podeu emetre un document de dèbit o una nova factura que cobreixi aquests serveis. Si trieu la primera opció, cal registrar la memòria de dèbit a la declaració mensual dels comptes pendents de cobrament.
Banks emet memos de dèbit per notificar als clients sobre els càrrecs per pagaments de préstecs, interessos, rebutjos, taxes de dèbit i càrrecs de crèdit, etc. Aquest document també es pot utilitzar per carregar una comissió o compensar un saldo de crèdit restant en un compte de client. Penseu en això com una factura informal.
Dèbit vs crèdit Memos
Com a propietari d'un negoci, és important que entengueu la diferència entre les notes de crèdit i de dèbit. Aquest últim s'utilitza per reduir la quantitat que un comprador deu al proveïdor. Els compradors registren aquesta reducció en el saldo dels seus comptes, mentre que els venedors ho registren al saldo dels comptes a cobrar.
En general, les empreses emeten una nota de crèdit quan les tarifes cobrades per un client són massa elevades. Per exemple, una fàbrica pot emetre una factura de 2.000 dòlars per a 200 unitats de béns, on cada unitat costa 10 dòlars. El comprador informa a la fàbrica que cinc unitats són defectuoses. En aquest cas, la fàbrica pot emetre una nota de crèdit de $ 50 i registrar la transacció en els seus comptes a cobrar.
L'import especificat a la nota de crèdit es pot reintegrar al comprador o aplicar-se a una compra. Igual que un memoràndum de dèbit, aquest document sol ser per a una factura anterior. Tots dos documents tenen la funció de corregir errors de facturació i errors de facturació.
Creació d'una memòria de dèbit
Una nota de dèbit és relativament senzilla de crear. En primer lloc, determinar quants diners ha de pagar el client. A continuació, trieu un format, com ara un resguard de pagament o una carta escrita. Incloeu la informació següent a la nota de domiciliació:
- Nom del client i informació comercial
- El vostre nom comercial i dades de contacte
- Número de registre fiscal de la vostra empresa
- Número de referència del client (opcional)
- Número i data de la factura
- Breu descripció dels béns o serveis adquirits
- Import degut pel comprador
- Termes de pagament, incloent-hi les tarifes que es puguin aplicar
Indiqueu el motiu pel qual emet una nota de dèbit. Descriu el que es deu i per què. Utilitzeu un to professional. Si la nota de domiciliació està relacionada amb una factura anterior, incloeu el seu número a la vostra nota. Depenent de les vostres preferències, podeu utilitzar un programa de full de càlcul, un processador de text, un programari de facturació o una nota de dèbit. Molts llocs web, com ara Smartsheet, Template.net i Biztree, proporcionen plantilles gratuïtes que es poden personalitzar segons les vostres necessitats. Tot el que heu de fer és omplir, descarregar i imprimir el formulari.
Quan hagueu acabat, envieu la nota de dèbit als vostres clients. Si no paguen a temps, creeu i envieu una altra nota de dèbit. Penseu en la possibilitat d'utilitzar un programa de programari com QuickBooks per mantenir registres precisos de les memòries de dèbit i de crèdit, factures i altres documents financers.
