Quan gasteu els vostres propis diners en nom d'un client, un empresari, els vostres companys de feina o un soci comercial, podeu i hauríeu d'esperar recuperar-lo.Els agents comercials, professors, advocats i assessors financers poden assumir diàriament despeses reemborsables del negoci. Aquestes despeses netegen el marge de benefici si no les conté.
Envieu una carta de reemborsament abans de passar
Si no s'espera l'aprovació anticipada, es produirà una oportunitat perduda, sol·liciteu un reemborsament abans de gastar diners. Fer la vostra sol·licitud per escrit us permet crear un pressupost per a l'esdeveniment o projecte i proporcionar una justificació anticipada de com i per què gastar diners ara estalviarà diners més endavant.
Exemples:
Benvolgut Allen Jeffries:
Mentre presentava els vostres documents d'incorporació, vaig saber que la Comissió de la Corporació d'Arizona cobra una tarifa de 35 dòlars per al processament accelerat per reservar el nom de la vostra empresa. Com hem comentat a la nostra reunió el dimarts passat, el nom de l'empresa desitjada "Wild Turkey Surprise" requereix una tarifa de processament de $ 10 per reservar-la durant els pròxims 120 dies. L'addició de la tarifa acreditada garantirà la reserva de noms abans del divendres 11 de maig en lloc del dijous 17 de maig. Pagar la tarifa de tramitació acreditada assegura que posseeix el nom abans que Alphabet Sign Company faci el segell de neó que vau demanar pel costat oest del vostre restaurant. També ens dóna temps per obtenir una resposta de Warner Brothers per garantir que no consideren que el nom sigui una infracció de les seves marques comercials o drets d'autor.
Com que es tracta d'un calendari, pagareu el cost de tramitació expedit si no m'escolteu demà a migdia i vaig a enviar la meva sol·licitud de reemborsament juntament amb el meu informe de despeses setmanals habituals.
Atentament,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Etiqueta de Per Diem
El Servei d'Impostos Interns estableix que un periode cobreix allotjament, menjars i despeses addicionals quan l'empleat viatja per negocis. Els empleats han d'emetre un informe de despeses en un termini de 60 dies, o el periode esdevé un salari tributari. L'informe ha d'incloure la data del viatge, el propòsit empresarial i la ubicació del viatge. L'empleat també ha d'adjuntar rebuts per allotjament. Tot el pagament per dia es fa imposable si el vostre treballador no envia un informe de despeses.
Exemple:
A l'acte: Robert Morgan, gerent del departament de comptabilitat
Benvolgut Robert Morgan:
Inclòs és el meu informe de despeses per al març de 2018. He adjuntat els meus rebuts per a l'estada planificada de tres nits a Sandals a l'illa de Sanibel entre el 5 i el 7 de març per al nostre seminari anual de formació de vendes. He afegit els càrrecs per les tres nits addicionals d'allotjament a Denver, Colorado, entre el 7 i el 12 de març, mentre es tracta de la vaga salvatge en el nostre centre de la ciutat. També he afegit els rebuts per a la neteja en sec del meu vestit després que un davanter llancés un globus d'aigua ple de pintura vermella, així com una estimació del cost d'un nou equip. El netejador no va poder eliminar totes les taques. He inclòs una cita de Men's Wearhouse, Ted's Clothiers i The Suit Depot per a una nova jaqueta, pantalons, camisa de vestir, corbata i sabates perquè tots ells van tenir un dany significatiu.
Atentament,
James S. Corwin, gerent de vendes, botiga # 3126, Phoenix, Arizona
Professors
Moltes escoles no reemborsen als professors per cap element de classe que puguin comprar. Els districtes escolars poden cobrir almenys una part dels costos d'educació continuada, però, incloent-hi el pagament de viatges, allotjaments, llibres, taxes de prova i materials d'estudi. Podeu deduir fins a $ 250 per any a la vostra declaració d'impostos si el vostre districte no us reemborsa. Consulteu amb el vostre superintendent principal i escolar abans de gastar diners.
Exemple:
Benvolgut senyor Polk:
La classe d'aquest any és un 10% més gran que l'any passat, però només he rebut 15 llibres de text en condicions d'ús per als meus 33 estudiants. Tot i que és correcte que els estudiants puguin compartir un llibre a classe, no podran estudiar junts a casa. La impressió de totes aquelles pàgines de llibres addicionals farà que es faci càrrec de l'assignació de còpia durant tot l'any abans del 30 de setembre, i no em queda més remei que comprar llibres de text nous o comprar més còpies de paper.
Vaig calcular que, fins i tot si totes les pàgines s'imprimeixen sense errors, vaig a necessitar 32 registres addicionals de paper de còpia entre l'1 d'octubre de 2018 i el 31 de maig de 2019. A preus a granel, em van citar 4 dòlars per ream, per un total de $ 128. Com que la majoria dels pares ja paguen $ 65 per any a les despeses escolars, crec que seria una càrrega demanar-los que paguin còpies quan els seus fills ja tinguin llibres de text. Estic disposat a comprar el document sempre que el districte escolar em pagui en algun moment. Per comparar, he inclòs els preus de Staples, Office Depot i Walmart.
Atentament,
Ángel Harris, 5è grau de ciències, escola mitjana Rolling Hills
Fellow Empleats
Si prestes diners, eines o subministraments a un company de feina, hauríeu d'acceptar amb antelació si es tracta d'un regal o un préstec. La majoria dels companys de feina intentaran equilibrar els llibres, però alguns poden oblidar la vostra generositat a menys que sol·liciteu un reemborsament. Si heu realitzat un acord per escrit, haureu de donar suport per un petit cas de reclamació si és necessari. Si el vostre acord era verbal i privat, sense que ningú més estigui present, tindríeu molta sort per recuperar els diners o la propietat.
Exemples:
Carta d'exemple per al reemborsament de les despeses amb un acord per escrit previ:
Benvolgut Bob:
Quan vaig comprar el vostre passatge de trànsit per al mes de març, es va comprendre que em pagaria o em pagaria un abonament per a l'abril. He adjuntat una còpia de l'acord de reemborsament que vau signar abans de comprar el vostre passi. Si us plau, pagueu els 62 dies d'aquest divendres o heu d'afegir una quota de $ 5. Gràcies per atendre aquest ASAP.
Atentament,
Roland
Format de carta de reemborsament sense acord previ per escrit:
Benvolgut Zach:
Els tres dinars que vaig comprar la setmana passada van ser de $ 39,20. Si us plau, pagui almenys la meitat d'aquest divendres i la resta el 24 d'abril. Entenc que estàs lluitant, però he utilitzat part del diner gasós d'aquesta setmana per comprar aquests àpats per a tu. Gràcies per cuidar el problema immediatament.
El vostre membre d'equip,
Janet
