Avui dia, moltes empreses i agències estatals han substituït el compte de despeses amb plans de reemborsament. Aquest pla de reemborsament impedeix als empleats utilitzar comptes de despeses corporatives o estatals per altres motius que les despeses aprovades. No obstant això, és possible que li sigui difícil fer un seguiment dels ítems dels rebuts; de vegades les despeses personals es barregen amb despeses empresarials i sou responsables de denunciar el problema i només acceptar el reembossament que li correspon per a negocis oficials. Quan això passi, se us demanarà que escriviu una carta per explicar els rebuts i per aclarir quines despeses cal reemborsar.
Comenceu la lletra escrivint la data. Omet una línia i escriviu el nom i el títol de la persona de contacte, el nom de l'empresa i l'adreça de l'empresa en línies separades. Ompliu un altre espai de línia i escriviu "Estimada senyora / senyora (cognom)" seguida de dos punts.
Identifiqui's i expliqui el propòsit de la seva carta immediatament. Per exemple, "El meu nom és Jill Harrison del Departament de Comptabilitat, i escric per explicar els meus rebuts del meu recent viatge relacionat amb l'empresa a Akron per aclarir quins articles he de reemborsar i quines són les meves despeses personals que no requereixen reemborsament ".
Detalli les despeses que s'han de reemborsar en una llista numerada i es refereixen al rebut corresponent i la data del rebut per ajudar a la persona que processa el reemborsament. Si la vostra organització treballa per diàriament, en què se us assigna només un import en dòlars específic per al menjar, l'allotjament o altres articles per dia, descompte les despeses per dia, de manera que el processador pot veure si s'ha quedat sota la quantitat per diem.
Escrigui les despeses que apareixen als rebuts que són les vostres despeses personals. No cal que expliqui què són, simplement declara que és el vostre càrrec personal. Doneu un total d'aquestes despeses també. La vostra empresa o organització també us pot demanar que retireu els càrrecs fiscals corresponents relacionats amb aquests elements personals a partir de l'import del reembossament.
Proporcioneu els totals al final del que se us hauria de reembossar, juntament amb el total del que rebuig de reemborsament. Aquests dos números han de sumar-se a la quantitat total del dòlar en els rebuts. Doneu el monto en dòlars que esteu demanant per reemborsar i la quantitat en dòlars que rebuig el reembossament; sovint les organitzacions requereixen que feu aquestes declaracions en un idioma clar per raons legals.
Gràcies al processador pel seu temps i demana disculpes per les molèsties d'haver d'ordenar els rebuts. Proporcioneu el número de telèfon i l'adreça de correu electrònic del vostre treball en cas que tingui alguna pregunta sobre els càrrecs dels rebuts.
Tanqueu la lletra escrivint "Atentament" i ometeu tres espais de línia. Escriviu el vostre nom i cognoms. Impressió de la lletra a la capçalera de la companyia i firmeu el vostre nom per sobre del nom que heu escrit. Feu una còpia de la carta i els rebuts i conserveu-los per als vostres registres. Envieu la carta a la persona de contacte que processarà el reembossament.
