La compilació precisa de minuts de reunió ajuda a garantir que els assistents se centrin en tasques assignades, redueixi la comunicació errònia i millori l'eficiència de les reunions posteriors. Els avantatges d'un minut de reunió clar i complet significa que qualsevol empresari, executiu o altre líder que mantingui reunions regularment hauria d'establir directrius per prendre minuts. Aquestes directrius haurien de cobrir què passa abans, durant i després de la reunió.
Abans de la reunió
Determinar qui pren minuts
Mentre que una tasca aparentment menguda, registrar minuts de reunió requereix una important atenció als detalls. En conseqüència, el que pren el minut hauria de tenir una participació mínima a la reunió. Això permet centrar la major part de la vostra energia en la gravació dels punts essencials de la reunió.
Consells
-
Les empreses sovint utilitzen assistents executius o recepcionistes per prendre minuts, ja que aquests empleats sovint no tenen un paper actiu en la pròpia trobada.
Utilitzeu un formulari estandarditzat
Creeu el vostre propi formulari de minut de reunió estandard per utilitzar durant la reunió. La normalització ajuda que el prenedor de minuts sàpiga on col·locar informació i també ajuda als assistents a llegir el document més endavant. La informació bàsica hauria d'incloure:
- Llista d'assistents.
- Data.
- Llista de temes a discutir.
- Pla d'acció decidit sobre cada tema.
- Els responsables de dur a terme aquestes accions.
Durant la reunió
Empleneu informació essencial
Abans de començar la reunió oficialment, ompli la informació essencial, com ara els assistents i la data. Això evita una innecessària pèrdua de temps durant la reunió real.
Registreu només informació important
Els minuts de la reunió no han de transcriure una reunió completa. Al contrari, els minuts de reunió registren tasques i adreces importants en un format simplificat. Per tant, hauríeu de registrar informació com ara la delegació de funcions, dates de venciment, les assignades a aquestes funcions i qualsevol altra informació aparentment rellevant. Els minuts de la reunió no han de contenir discussions generals ni informació tangencial.
Demana aclariment
Les actes han de reflectir amb precisió els punts destacats de la reunió. Soliciteu aclariments si la informació que es discuteix durant la reunió no està clara. No endevineu, o arrisqueu informació inexacta o omissions. Tanmateix, quan es demana aclariment, sempre seguiu els protocols de reunió. Algunes reunions prenen un enfocament informal, mentre que altres adopten les regles d'ordre estructurades de Robert.
Consulteu els minuts anteriors
Els minuts actuals que compileu poden referir-se als passats minuts de la reunió. Això requereix que passeu els minuts de reunió anteriors a la nova reunió, de manera que la informació estigui disponible per a tots els assistents.
Després de la reunió
Repassa els minuts
Consulteu els minuts de la reunió per obtenir errors tipogràfics o per a frases poc clares. Corregiu-los abans de finalitzar els minuts. Qualsevol error pot causar confusió en tasques importants.
Enviar als assistents
Enviar els minuts de la reunió als assistents de la reunió per a la seva aprovació. Això dóna als assistents l'oportunitat de fer preguntes o corregir errors. Informeu tots els assistents si s'han produït canvis.
Finalitza i arxiva
Una vegada que tots els assistents aproven les actes, firmeu el document de minuts amb la data d'aprovació indicada al costat de la signatura. A partir d'aquí, envieu els minuts a l'ordinador o en una carpeta amb altres actes de la reunió. Manteniu tots els minuts de la reunió junts, que permeten un transport fàcil a futures reunions i ofereixen una ubicació central si algú necessita fer referència als documents.
