Durant el transcurs d'una jornada laboral, és fàcil perdre's o oblidar detalls importants. El manteniment de registres acurat és imprescindible, especialment durant les reunions empresarials. Les actes constitueixen un registre oficial de la reunió. Han de descriure qui va estar present durant la reunió, el que es va discutir i el que es va decidir. Si estan preparats amb cura, poden ser un dels mètodes més eficaços de mantenir informats a tots i en la mateixa pàgina sobre les decisions empresarials passades, actuals i futures.
Articles que necessiteu
-
Agenda de reunions
-
Tingueu en compte l'obtenció d'elements o un processador de textos
Registre la data, l'hora i la ubicació de la reunió.
Llista, en ordre d'antiguitat, a tots els assistents.
Indiqueu si hi ha un quòrum present, si és necessari. No totes les reunions requereixen un quòrum o un nombre mínim d'assistents perquè la reunió sigui vàlida. No obstant això, si un quòrum és necessari i present, significa que les decisions empresarials fetes durant la reunió són vàlides i obligatòries. Sense quòrum, el negoci no pot actuar.
Descrigui el procediment per ordre cronològic. Comenceu observant quan es va trucar a la reunió per demanar i per qui.
Anoteu el nom de cada persona que inicia un tema i anoteu els detalls més rellevants de la discussió.
Escrigui els noms de les persones que estiguin d'acord o que no estiguin d'acord amb el que s'està debatent i de forma concisa la naturalesa de l'acord o el desacord.
Finalitza cada secció de la reunió amb un resum de la decisió final.
Continueu repetint els passos del 5 al 7 fins que finalitzi la sessió.
Escriure una resum formal de la reunió segons les vostres notes. Utilitzeu el paper de carta de l'empresa i envieu la còpia final a cada persona que hi assistiu.
Consells
-
Utilitzeu l'agenda de la reunió com a esquema dels minuts de la reunió. Les agendes solen resumir els temes principals de la reunió. L'ús de l'agenda com a esquema ajuda a mantenir els minuts organitzats.
Tot i que la tecnologia pot oferir un cert estalvi de temps, Neal Hartman, un professor de comunicació dirigent a la Sloan School of Management del MIT, suggereix en una columna del lloc web de Forbes que prohibeix la tecnologia a les reunions per mantenir a tots enfocats. Si decidiu utilitzar la tecnologia per ajudar-vos a capturar els minuts, consideri implementar programari lliure de distraccions que bloqueja temporalment el correu electrònic, Internet o altres programes a més d'un simple processador de textos.
