Les regles d'ordre de Robert són una guia àmpliament acceptada de com els grups han de dur a terme reunions i prendre decisions conjuntament. Com a registre oficial del que passa en cada reunió, les actes són un recurs fonamental en qualsevol procés de presa de decisions del grup. Les actes d'una reunió no són necessàriament emocionants, però han de ser clares i fàcils d'entendre. Hi ha un mètode precís per mantenir minuts segons les regles de Robert; seguint aquesta fórmula facilita que els futurs lectors segueixin i entenguin el procés i el seu resultat.
Començant a les Actes de Reglament de Robert
Cada conjunt de minuts de reunió, d'acord amb les regles de l'Ordre de Robert, hauria d'incloure els mateixos detalls, que donaran al lector una comprensió general del propòsit de la reunió. Sempre comença amb un primer paràgraf que inclou:
- El tipus de reunió, ja sigui regular, especial, anual, ajornada regularment o no.
- La data, l'hora i la ubicació de la reunió. Si totes les reunions es mantenen en el mateix lloc, ometeu aquest detall
- Nom de l'organització que es reuneix
- Confirmació que el president i secretari de l'organització estan presents a la reunió. Si no ho són, doneu els noms dels individus que substitueixen per a cadascun d'ells
- Indiqueu si es van llegir i aprovar els minuts de la reunió anterior. Si la reunió anterior no era una reunió habitual, afegiu la data d'aquesta reunió.
El Cos Principal de l'Acta
La majoria del registre restant s'omplirà amb detalls sobre la reunió. El secretari que pren els minuts pot registrar la reunió i preparar el registre més tard, per garantir un registre just i complet de tots els detalls de la reunió. Mantingui sempre un mètode d'enregistrament secundari, com ara un ordinador portàtil o un ordinador portàtil, a més de bolígrafs i paper, en cas que fracassi el mètode principal.
Inclou tots els punts de discussió oficials a la reunió. Feu notes detallades a:
- Qualsevol proposta realitzada a la reunió, juntament amb el nom de la persona que va fer la moció.
- Propostes que presenten una pregunta davant el cos a la reunió.
- El text final i la disposició de tots els moviments.
- Informació sobre cada votació, inclosa la votació nominal, el vot comptat o la votació.
- Si l'assemblea va entrar a un quasi-comitè o un comitè del conjunt, i els resultats d'aquest acte.
- Tots els punts d'ordre i recursos, juntament amb la seva disposició, més els motius que va donar la cadira per a cada sentència.
- Un registre de qualsevol comentari desordenat que un membre hagi pogut fer perquè la presidència el nomeni com a desordenada.
- Totes les altres discussions oficials celebrades a la sala.
Acabament de l'Acta de la Junta
El paràgraf final de les seves actes hauria d'incloure qualsevol observació de cloenda realitzada per la càtedra, així com el moment en que la reunió s'apaga oficialment. Si hi ha hagut oradors convidats a la reunió, registreu els seus noms i el tema de les seves presentacions en aquest últim paràgraf. Firmeu els minuts de la reunió i feu que el vostre president signi, també. La signatura de la secretària d'enregistrament és una evidència legal de l'autenticitat d'aquest document, per la qual cosa és crucial que la signisqueu abans de presentar-la o passar-la als altres.
