Les accions de documentació preses durant una reunió permeten recordar temes i decisions de significació durant els propers anys. Totes les interaccions importants d'una reunió s'han de registrar, fins i tot quan es realitzen moviments, fins i tot si el moviment falla definitivament.
Objectiu dels minuts de reunió
Els minuts documenten les decisions i discussions que van tenir lloc durant una reunió. Com a registre escrit, els minuts també poden servir com a documentació legal de la reunió. Qualsevol tipus de reunió pot registrar minuts, des del Consell d'Administració corporal formal fins a la reunió del personal d'una organització a una reunió comunitària sobre polítiques públiques.
Prenent minuts de reunió
Les habilitats excepcionals d'organització, d'audició i de presa de notes es poden prestar bé a registrar els minuts d'una reunió. No tot va dir durant la reunió s'ha de documentar; en canvi, centrar-se en els punts clau, com ara:
- La data, l'hora i la ubicació de la reunió
- Llista d'assistents
- Els principals temes tractats
- Motions realitzades
- Decisions finalitzades
- Accions completes
- Tots els passos que s'hagin de promulgar abans de la propera reunió
Moviments fallits
Quan un assistent de la reunió vol introduir un assumpte per a la seva consideració, es fa una moció. En general, un moviment ha de ser secundat, és a dir, un altre assistent accepta que s'ha de considerar la qüestió perquè el moviment es mogui i es debat. Si la moció no està secundada, es diu a moviment fallit. Tanmateix, fins i tot s'hauria d'haver documentat un error en el minut. Escriure qui va fer el moviment, què consistia el moviment i que va fracassar. Per exemple, un mètode de gravació pot semblar:
- Moviment: Totes les computadores de la biblioteca s'han de substituir per models nous i actuals. Moviment presentat per Bill Smith. Moviment no secundat; ha fallat el moviment
Les mocions que es segueixen segueixen fallant si no tenen suficients vots. Una vegada que es desenvolupa una moció i s'avança, els assistents a la reunió debaten sobre el tema. La moció falla si la majoria dels votants no estan a favor de superar el problema. Això s'ha de registrar en els minuts com a tals:
- Moviment: Totes les computadores de la biblioteca s'han de substituir per models nous i actuals. Moviment presentat per Bill Smith. Moviment secundat per Bob Jones. El vot va ser de 5 a 2 en contra; ha fallat el moviment
