Els desemborsaments en efectiu són com una organització, com ara una agència comercial o governamental, regeix l'ús dels fons. Els desembossaments es fan a diferents àrees de l'empresa o comptes diferents configurats per a beneficis d'empleats i altres usos. Les organitzacions desenvolupen controls interns o regles i normes creades per ell mateix, per desemborsar diners d'aquesta manera. Normalment, aquests controls interns es requereixen per a l'operació de l'organització, però vénen amb debilitats inherents que els líders de l'organització han de tenir en compte.
Controls impropis
Els controls interns són creats i resolts pel negoci, en general per un consell d'administració d'una corporació, però per líders en tot tipus d'organitzacions. Aquestes decisions no sempre són adequades. Els controls poden ser massa flexibles en algunes àrees, provocant problemes de seguretat, i massa estrictes en altres, donant lloc a temps de demora i ajornament de fons. Aquesta és una de les raons que les organitzacions poden decidir auditar específicament per als controls interns, obtenir una opinió externa.
Manca de controls i circumstàncies específiques
Si els controls interns no estan regulats per una autoritat externa, també hi ha la possibilitat que es puguin saltar alguns controls necessaris. Per exemple, una organització pot tenir controls detallats per a desemborsaments en efectiu per a projectes empresarials normals, però pot resultar en pèrdua quan es tracta de desemborsaments d'un nou programa de subvencions, simplement perquè no s'han creat regles per a aquesta circumstància. Aquests punts cecs poden provocar problemes futurs amb controls inadequats.
Rendició de comptes
La rendició de comptes fa referència a la seguretat dels controls interns ia la seva capacitat per suportar la mala conducta i l'ús indegut. Quan es tracta de grans desemborsaments en efectiu, les malversacions i altres tipus de robatori o frau són possibilitats. Els controls interns que tenen sistemes de seguiment defectuosos (com ara una absència d'inici de sessió al sistema) o altres problemes tenen funcions de rendició de comptes baixes. Creen buits que poden provocar que una empresa perdi diners mitjançant un comportament sense escrúpols.
Problemes d'adaptació continuada
Els desemborsaments en efectiu rarament es fan de la mateixa manera durant tota la vida d'una organització. Sistemes i processos de canvi d'aprovació amb la forma de l'organització i amb el desenvolupament de noves tecnologies. Les mesures de seguretat poden canviar els canals pels quals es mou el cash. Les noves regulacions governamentals poden afegir més passos. Però els controls interns poden no canviar tan ràpidament, deixant una organització retardada ja que intenta complir els nous requisits amb estratègies obsoletes.
