Hi va haver un moment en què les transaccions comptables es van registrar manualment a grans fulles de paper verd columnar anomenades pastilles de llibretes. Afortunadament per als empresaris, el programari de comptabilitat ajuda a fer una comptabilitat eficient, precisa i compatible. L'elecció d'un programari de comptabilitat és una consideració important per a qualsevol empresari o professional de gestió i hauria de rebre la màxima prioritat.
Funció
El programari de comptabilitat emmagatzema transaccions comercials en diferents comptes que es designen per tipus d'operació i categoria. Els ingressos i despeses són dos tipus de transaccions emmagatzemades al programari de comptabilitat. Exemples de categories inclouen despeses de nòmina i subministraments d'oficina. Una llista completa de totes les transaccions registrades per tipus i categoria es coneix com el llibre general.
Tipus
El programari de comptabilitat generalment es classifica en dos tipus. El primer tipus està destinat als professionals de la comptabilitat que tenen una clara comprensió de la comptabilitat general del llibre. El segon tipus està destinat als empresaris que no tenen res més que coneixements bàsics de comptabilitat. El programari de comptabilitat també pot ser específic per a la indústria.
Característiques
El programari de comptabilitat divideix la funcionalitat en mòduls que són estàndards per al programari o que es compren per separat. Els comptes a cobrar i els comptes a cobrar són exemples de dos mòduls que solen formar part d'un paquet de comptabilitat estàndard. La gestió de nòmines i inventaris són exemples de mòduls addicionals que podeu comprar per separat. Alguns programes de comptabilitat s'instal·len directament a l'ordinador o a la xarxa personal, mentre que a Internet s'hi accedeix a altres programes.
Consideracions
El més crític a tenir en compte en seleccionar programari de comptabilitat és el nivell educatiu de la persona que utilitzarà el programari. Altres aspectes importants a considerar són la funcionalitat i el cost. Al calcular el cost total d'inversió, no oblideu permetre els costos de conversió, els costos de suport tècnic i les tarifes de renovació anuals. La corba d'aprenentatge també és una consideració important a l'hora d'escollir programari de comptabilitat. El volum de negocis és car i el programari amb una corba d'aprenentatge forta pot fer que el cost del volum de negocis augmenti de manera espectacular.
Beneficis
El programari de comptabilitat elimina la redundància que existia una vegada en la funció de comptabilitat. Per exemple, una vegada que la informació del proveïdor s'inscriu en un mòdul de pagament de comptes, mai no s'ha d'introduir la informació, independentment del nombre de xecs que emeti al proveïdor. Al tocar un botó, el programari de comptabilitat també pot generar estats financers complexos, com ara el compte de resultats, el balanç i la declaració del flux de caixa.
Expert Insight
Molts fabricants de programari ofereixen versions de prova del seu producte. Creeu casos de prova de les operacions comptables diàries i proveu-les en cada versió de prova que consideri. Si no es disposa d'una versió de prova, consulteu un representant de vendes per a una demostració en directe i proporcioneu-los els casos de prova. Pregunteu als fabricants referències del client, preferiblement a la vostra línia de negoci.
