Si sou un parlant, un consultor o un educador, els seminaris poden ser el vostre negoci. Si sou propietari d'un altre negoci, els seminaris podrien ser un dels millors mètodes per comercialitzar el vostre negoci. Independentment de les vostres raons per organitzar un seminari, cal seguir els mateixos passos bàsics per crear un esdeveniment sense problemes i impressionar els vostres participants.
Tria el teu tema. Si sou consultor o parlant, és probable que us hàgiu demanat que parleu amb un grup sobre un determinat tema. Si sou propietari d'un negoci organitzant un seminari per promocionar el vostre negoci, heu de seleccionar un tema que us agradarà al vostre client objectiu. Per exemple, un advocat podria organitzar un seminari gratuït per al públic sobre la planificació immobiliària.
Seleccioneu el vostre lloc. Intenta estimar el nombre de participants que tindrà i triar un lloc que tindrà un espai ampli perquè tothom seure còmodament. També hauríeu de tenir en compte el preu quan seleccioneu un lloc. Alguns llocs poden tenir tarifes de lloguer d'habitacions de diversos centenars o fins i tot milers de dòlars, mentre que d'altres són molt més raonables. Els hotels sovint tenen sales de banquets on sovint les empreses tenen convencions, de manera que pot ser un bon lloc per començar a cercar una ubicació.
Crea i envia invitacions. Depenent de la mida i la formalitat del vostre esdeveniment, les invitacions poden anar des d'un document senzill creat en Microsoft Word fins a un disseny de luxe creat per un dissenyador professional. Envieu les vostres invitacions amb diverses setmanes d'antelació per permetre als participants temps per planificar-vos per assistir. No envieu per correu les invitacions amb antelació que puguin oblidar abans de la data real del seminari. També podeu enviar un correu electrònic a les vostres invitacions, però tingueu en compte que poden acabar en les carpetes de correu brossa de diversos destinataris.
Decideix si oferim refrigeris per a dinars o lleugers. Si el vostre seminari funciona durant diverses hores, és un bon toc per tenir refrigeris lleugers disponibles. Si el vostre seminari comença al matí o corre a l'hora de dinar, es recomana el dinar. Alguns locals tenen el requisit que utilitzeu els serveis del seu proveïdor intern quan realitzi un esdeveniment a la instal·lació. Assegureu-vos que coneixeu les regles del vostre contracte abans de demanar refrescos.
Crea els teus materials de presentació. Feu còpies dels fullets o imprimiu-los en una impressora professional. Probablement voldreu crear una presentació de PowerPoint perquè tingui una referència visual quan vostè o el vostre parlant presentin material. Podeu crear fàcilment un document per als participants seleccionant "fullets" a les opcions d'impressió. Assegureu-vos que seleccioneu tres per pàgina, i els participants podran prendre notes directament als seus fulletons.
Uns dies abans de l'esdeveniment, finalitzeu el vostre número d'assistents basant-vos en els vostres RSVP. Si trieu, podeu trucar a altres persones que heu convidat a recordar-vos del vostre esdeveniment i donar-los una última oportunitat de registrar-se. Deixeu un missatge per a qualsevol persona que no arribeu, si és possible, i indiqueu-los que us cridin el més aviat possible si volen assistir.
Creeu un full d'inici de sessió i noms d'identificació. És bo per als participants del seminari poder conèixer altres persones i veure immediatament el seu nom i d'on provenen. Elimina alguns dels sentiments incòmodes que tenen les persones quan es presenten a persones noves. Un full d'inici de sessió serà útil si teniu previst oferir crèdits de formació contínua als participants o si voleu continuar contactant amb els participants després del seminari. Podeu sol·licitar els vostres noms, adreces, números de telèfon i adreces de correu electrònic. És aconsellable oferir una caixa que pot comprovar si no voleu rebre més comunicacions.
Crea paquets per a cada configuració de la taula. És possible que vulgueu incloure fullets i altres materials promocionals sobre el vostre negoci. També voldreu proporcionar alguna cosa perquè els participants escriguin i un llapis per escriure amb ells. Si no teniu aquests elements amb el logotip de la vostra empresa, el lloc on està celebrant el vostre esdeveniment pot tenir bolígrafs i coixins que els agradaria proporcionar.
Confirmeu els detalls amb la vostra persona de contacte al vostre lloc uns pocs dies abans del vostre esdeveniment. També haureu de confirmar un recompte de caps finals amb el vostre proveïdor d'aliments si teniu menjar atès. Assegureu-vos que el proveïdor sap si els necessitarà per subministrar productes de paper, com ara plats, tovallons o tasses. Feu tots els arranjaments de pagament necessaris. Alguns locals i proveïdors d'allotjament requereixen un pagament inicial, mentre que altres estan contents de recollir diners el dia del seu esdeveniment.
Configureu el vostre lloc el dia anterior o matí del vostre esdeveniment. Voldràs assegurar-te que el personal del teu equip tingui l'habitació configurada de la manera que has demanat. També voldreu col·locar els vostres paquets i altres materials a cada lloc abans de que arribin els vostres convidats. Passegeu per la sala i assegureu-vos que tothom tingui una visió clara de vosaltres o del vostre parlant al davant de l'habitació.
Planifiqui per a vostè o un representant de la vostra empresa que estigui present quan els primers convidats comencin a arribar el dia del seu esdeveniment. Voldreu donar la benvinguda a les persones i dirigir-les al full d'inici de sessió, a la ubicació dels banys i als refrescs.
Consells
-
Intenta mantenir el més organitzat possible quan planifiqueu el vostre seminari. Petits detalls poden tendir a aclaparar-vos, i com més organitzats estigueu al dia, més fluidament s'executarà el dia gran.
Avís
Sempre tindreu alguns participants que hagin reservat un seient al seminari que no aparegui el dia de l'esdeveniment. Es produeixen emergències o es produeixen altres problemes que impedeixen que algunes persones arribin realment. No deixis que et molesti. És probable que hi hagi una o dues persones que apareguin a l'últim moment i preguntin si encara poden assistir.
