La realització d'un seminari sobre un tema concret pot ensenyar a les persones alguna cosa nova, reeducar a la gent en alguna cosa que ja coneix i introduir avenços en la vostra indústria. Però la celebració d'un seminari pot ser costós. Hi ha diverses decisions que haureu de fer perquè pugueu saber quants diners tindreu al pressupost per al vostre seminari i una sèrie de factors que afectaran el cost general.
Articles que necessiteu
-
Pressupost del seminari
-
Estimació dels assistents
-
Llista de venedors
-
Pla previ del pressupost de seminaris
Comenceu a fer un pla de pressupost per al vostre seminari, determinant quant diners us heu de gastar. Si la vostra organització ha assignat una quantitat determinada per a l'esdeveniment, haureu de saber què és. Si planeja cobrar per al seminari amb l'esperança de trencar, fins i tot haurà de determinar quant cobrar en funció del nombre d'assistents esperats i el cost global previst de l'esdeveniment.
Determineu el cost global de l'esdeveniment fent una llista dels elements necessaris per celebrar el seminari. Incloeu coses com ara el cost d'arrendar una instal·lació si no teniu disponible espai, el cost de llogar equips audiovisuals per als presentadors, el cost dels presentadors si es paguen, el cost de les impressions impreses i bolígrafs i el cost de llogar taules i cadires si teniu previst fer-ho.
Sol·liciteu un pla de pressupost d'un seminari anterior que tingui la vostra organització per tenir una idea de quant pagava per cadascun d'aquests elements. També voldreu obtenir una llista dels proveïdors recomanats que la vostra organització ha utilitzat en el passat. Si la vostra organització no pot recomanar cap proveïdor, poseu-vos en contacte amb la vostra càmera de comerç local o amb altres organitzacions amb bones relacions i pregunteu si poden recomanar els venedors. Truqueu als proveïdors que planeja utilitzar i sol·liciteu estimacions en funció del nombre de participants que voleu tenir al vostre seminari.
Feu un seguiment de les estimacions del proveïdor creant un formulari a l'ordinador. Feu una secció per a cada element que necessiteu. Per exemple, feu una secció anomenada "audiovisual" i escriviu a l'empresa i el preu aproximat. Si obteniu pressupostos de dues empreses, incloeu-les ambdues i els seus preus. Feu això per cada element de la vostra llista i sumeu-ne els imports. Si teniu preus diferents de venedors similars, comença afegint l'import del proveïdor que prefereixi i canvieu al venedor menys costós si el vostre total acaba sent massa costós.
Compareu el cost total projectat del vostre seminari amb l'import que la vostra empresa pressupostarà per veure si és acceptable. Si el cost és massa gran, consideri la possibilitat de cobrar als participants per assistir al seminari. Dividiu el cost del seminari o el cost del seminari més enllà del pressupost, pel nombre de participants esperats per determinar quant hauria de carregar les persones.
