Un memoràndum d'empresa, o memoràndum, és una de les maneres més senzilles d'informar els companys i membres del personal d'una propera reunió. Una notificació efectiva de la reunió proporcionarà la informació bàsica de la reunió d'una manera clara, concisa i professional.
Informació pertinent
- Seguiu un format general de quatre punts per a l'encapçalament, que ha d'incloure A, Des de, Data i Assignatura a la circular per a la reunió del personal _._ El camp "A" hauria d'incloure a tothom que sigui convidat a la reunió. "De" mostrarà el nom i el títol del lloc. Data de la notificació el dia que es distribueix. Escriviu quina és la memòria al camp "Assumpte", com ara "Reunió de directors el 15 d'agost de 2019."
- Indiqueu el propòsit de la reunió en el paràgraf inicial, juntament amb tota la informació bàsica rellevant, inclosa la hora i la ubicació. Per exemple, "El propòsit de la reunió és discutir sobre el pla revisat d'incentius dels empleats. La reunió començarà a les 15:00 a.m. a la sala de conferències principal i durar una hora. Tots els directius i supervisors estan obligats a assistir ".
- Proporcioneu un resum del que serà cobert durant la reunió en el cos de la memòria. Mantingui la informació breu, si és possible; deixeu que els detalls es debatin a la reunió real. Per exemple, "Com a resultat dels vostres comentaris, l'empresa implementarà el pla d'incentiu revisat dels empleats l'1 de setembre de 2019. El nou pla recompensarà els equips de vendes, en comptes de fer-ho només quan es reuneixi els seus objectius mensuals i trimestrals. Reconeixem el benefici del nostre personal de vendes treballant en equips i esperem fomentar aquesta tendència amb incentius financers ".
Consells
-
Tota la informació de l'avís ha de ser rellevant per a la reunió. Eviteu incloure informació relacionada amb qualsevol problema relacionat amb l'empresa que no es debatrà a la reunió.
Abans de la reunió
- Informeu els destinataris de la notificació si necessiten preparar-se de qualsevol manera o llegir materials abans d'assistir a la reunió. Un exemple podria ser: "Es comunicarà per correu electrònic el format del pla d'incentiu revisat i les polítiques al final del dia. Reviseu els documents abans de temps, de manera que estareu preparats per discutir els continguts i demanar aclariments quan sigui necessari ".
- Expliqueu als convidats quan es distribuirà l'agenda de la reunió. Per exemple: "Vaig a distribuir l'agenda per correu electrònic amb un mínim de 24 hores d'antelació a la reunió. Reviseu l'agenda després del rebut".
- Demaneu als convidats que us informin immediatament si no poden assistir a la reunió, de manera que podeu programar un moment per revisar la informació amb ells. Fins i tot si envieu un memoràndum de reunió obligatori, alguns empleats o convidats poden estar de vacances o fora de la ciutat en un viatge relacionat amb el treball.
Consells
-
Deixi que els convidats sàpiguen si estan disposats a respondre preguntes sobre el tema de la reunió abans d'hora o si totes les aclariments s'han d'abordar en la reunió real. Proporcioneu un número de telèfon de contacte o adreça de correu electrònic si voleu fer preguntes amb antelació.
