Si es reuneix amb els clients per presentar una proposta o realitzar un dinar de treball amb el personal, enviar una invitació per correu electrònic pot ser una forma ràpida i eficaç de coordinar l'esdeveniment.
Tingueu en compte el vostre públic. El to del vostre correu electrònic haurà d'adaptar-se a qui us convideu a la reunió de dinar. Un to casual funciona bé si la vostra reunió de dinar és amb el personal i passaràs el temps debatent sobre estratègies i pluja d'idees. Si el propòsit de la reunió és més greu, haurà de deixar clar en la seva correspondència als membres del personal convidat. Si la reunió de dinar és amb els clients, és possible que necessiteu un to més formal, depenent de la vostra relació de treball amb ells.
Localitzeu un restaurant que podrà allotjar al vostre grup. Depenent del nombre de convidats, és possible que vulgueu cercar una instal·lació que tingui una habitació privada disponible. Quan planifiqueu una reunió de dinar amb els clients, pot ajudar a trobar un restaurant que sigui menys agitat, on la conversa no es tensarà a causa del soroll.
Decideix a qui convidar a la reunió de dinar i consultar el calendari d'oficines per determinar si totes les parts estaran disponibles a la data en qüestió. Per a les reunions de dinar de personal, realitzeu una trucada ràpida per preguntar si els convidats seleccionats estaran disponibles aquell dia i, a continuació, demanar-los que la mantinguin oberta mentre s'estan finalitzant els plans.
Truqueu al restaurant que triï i configureu una reserva provisional. Feu-los saber que és possible que hàgiu d'ajustar el nombre d'assistents més properes a aquesta data. Si descobreix que tindrà diversos assistents més del previst inicialment, assegureu-vos de notificar al restaurant el més aviat possible perquè el personal pugui satisfer les vostres necessitats.
Redacta el teu correu electrònic, incloses les adreces de correu electrònic de cada persona que vulguis convidar. Utilitzeu la línia d'assumpte per indicar el motiu del correu electrònic. Incloeu paraules com "Important" o "Marca els vostres calendaris" i incloeu la data i la raó. Per exemple, el vostre subjecte podria llegir: "Important: Treballar el dinar el dia 2/18/09-RSVP necessari". Per dinar amb un client, per descomptat, haureu d'ajustar la línia de l'assumpte i fer-lo arribar a una sol·licitud, en lloc d'una demanda.
Utilitzeu el cos del correu electrònic per explicar la necessitat de la reunió de dinar i el que voleu que els participants portin o comparteixin durant la reunió. Depenent de la dificultat de fixar les persones cap avall, és possible que vulgueu exigir que tinguin RSVP, de manera que podeu finalitzar el recompte de reserves amb el restaurant.Si esteu configurant un dinar per al client, podeu sol·licitar una reunió de dinar i indicar quins articles voleu comentar amb ells
Consells
-
L'enfocament s'ha de basar en l'ambient de treball de la vostra empresa, des d'un punt de vista formal a un altre. Envieu una còpia al personal administratiu perquè es pugui actualitzar el calendari d'oficines.
