El compliment de l'ordre lent pot reduir la qualitat del servei al client que la vostra empresa pot proporcionar. Un servei d'atenció de qualitat inferior afectarà eventualment la línia financera del vostre negoci. Obtenir aprovacions per a ordres de compra processades de la forma més ràpida i eficaç possible: la vostra empresa tindrà els subministraments necessaris per mantenir les coses fluides en forma oportuna. L'ús del client de correu electrònic de Microsoft Outlook per enviar sol·licituds d'aprovació de comandes de compra pot ajudar a racionalitzar el procés d'ordenar subministraments o productes a l'engròs tot assegurant que segueixi els procediments de compra adequats.
Prepareu una comanda de compra
Aneu a la pàgina de plantilles de "Compres i venda" de Microsoft Office i seleccioneu una plantilla. Assegureu-vos que podeu obrir, editar i desar la plantilla d'un programa a l'ordinador. Creeu plantilles utilitzant Microsoft Excel, Microsoft Word o un altre programa aplicable.
Seleccioneu "Obre" quan feu clic al botó "Descarrega" de la vostra plantilla seleccionada per obrir la plantilla al programa designat. Personalitzeu la plantilla per satisfer les vostres necessitats i deseu-la a l'ordinador.
Creeu i deseu la vostra pròpia plantilla personalitzada si no us agrada que cap de les plantilles estigui disponible a Microsoft. Si cal, podeu utilitzar les plantilles de Microsoft com a guia.
Creeu un "Document nou" basat en la vostra plantilla mitjançant el menú del programa. L'ús d'una drecera no proporcionarà accés a les plantilles. Ompliu el vostre document i deseu-lo a l'ordinador.
Utilitzeu un programa financer per enviar un ordre de compra si així ho creu les ordres de compra. Alguns programes financers com QuickBooks tenen la integració de Microsoft Outlook perquè pugui enviar un ordre de compra per a la seva aprovació directament des del programa.
Exporta les comandes de compra del programari financer sense la integració de Microsoft Outlook mitjançant full de càlcul o format de paraula si és possible. Si això no és possible, imprimiu l'ordre de compra completat com a document PDF i deseu-lo al vostre ordinador.
Enviï una comanda de compra
Obriu Microsoft Outlook i feu clic al botó "Nou" a la cantonada superior esquerra per obrir un missatge nou.
Aneu a la pestanya "Insereix". Feu clic a "Adjunta fitxer" i navegueu fins a l'ordre de compra per seleccionar-lo. Feu clic al botó "Insereix" per adjuntar-lo al correu electrònic.
Estableix la mida del tipus de lletra a 14 i el color del tipus de lletra al negre. Escriviu "He revisat i aprovat l'ordre de compra adjunt:" Comença una nova línia.
Estableix la mida de la font a 11 i el color de la font a gris. Escriu "Revisa l'ordre de compra adjunt i respon a aquest correu electrònic. Escriu a sota "Y- Your Name" per aprovar l'ordre de compra o "N- Your Name" per rebutjar l'ordre de compra. Nota: La resposta ha de provenir del compte de correu electrònic al qual s'ha enviat.
Omet quatre línies i estableix la mida de la lletra a 14 i el color del tipus de lletra al negre. Escriu " No estic autoritzat a aprovar aquest ordre de compra". Comença una nova línia.
Estableix la mida de la font a 11 i el color de la font a gris. Escriviu "Respon al remitent. Col·loqueu un X al camp anterior si no esteu autoritzat a aprovar aquest ordre de compra i si sap qui és, incloeu el nom, per exemple, X - Bill Smith."
Consells
-
Imprimiu una còpia d'un correu electrònic aprovat i envieu-lo a la factura de la compra per documentar que la compra estava autoritzada.
Avís
Obtenir una signatura física és més segura que una aprovació per correu electrònic perquè algú més pot accedir al compte de correu electrònic de la persona si està registrat durant tot el dia.
