Si sou propietari d'una empresa, necessiteu la possibilitat de comprar subministraments a crèdit. L'única manera de fer-ho consisteix a enviar un ordre de compra que indica qui aprova la compra. Sense un ordre de compra, corre el risc de reduir el flux d'efectiu o augmentar el vostre deute perquè haurà de comprar amb diners en efectiu o amb crèdit. La creació d'un ordre de compra us permet pagar dins d'una finestra de 90 dies. Aquesta flexibilitat us ajuda a mantenir-vos en el negoci.
Obriu un document nou amb el programari d'edició de documents preferit. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting o Quickbook contenen les eines per crear un ordre de compra. Si voleu una opció gratuïta, Google Docs us permet utilitzar el seu programa de processament de textos en línia i Open Office.org ofereix alternatives gratuïtes als productes de MS Office.
Escriviu el nom de l'empresa, l'adreça, el número de telèfon, el número de fax i l'adreça de correu electrònic a l'extrem superior esquerre del document. Si teniu un logotip, importeu-lo i col·loqueu-lo a l'esquerra del nom i l'adreça de la vostra empresa. A la part inferior de la informació de la vostra adreça, incloeu el vostre número d'impost de vendes al detall, de manera que es pot obtenir una exempció de qualitat de vendes per a determinats tipus de subministraments empresarials.
Creeu un espai per al número de comanda de compra escrivint "Ordre de compra" **** ____ "a la part mitjana superior del document. Quan utilitzeu el vostre ordre de compra per adquirir béns, assigneu un número a aquest espai, de manera que s'assembli a" Ordre de compra 00012. Si treballa en Quickbook o Peach Tree, el programari assignarà automàticament un nombre consecutiu.
Creeu una secció 'Data de venciment' a l'extrem superior dret del document. Establiu la font d'aquesta informació a 20 o 22 punts, de manera que el venedor sap quan necessitarà el lliurament.
Creeu columnes individuals per a cada detall del producte que voleu comprar. Les columnes comunes inclouen la data, la quantitat, la descripció de l'article i el preu del producte. Tanmateix, alguns proveïdors requereixen informació addicional, com ara el número UPC o el número de catàleg. Creeu tres columnes "diverses" per donar cabuda als identificadors únics del producte.
Creeu un subtotal, un impost i un gran espai total per sota de les columnes que completen tota la compra.
Creeu una secció "Instruccions de lliurament" a prop de la part inferior de la pàgina que hauria d'incloure espai per a una adreça de lliurament (si és diferent de l'adreça de l'empresa) i instruccions especials d'on el controlador de lliurament hauria d'utilitzar els productes.
Creeu una línia de signatura per a la signatura del signant autoritzat. Podeu que la persona signi cada ordre de compra, però molts dels programes de processament de text us permetran importar una signatura gràfica i col·locar-la al document.
A la part inferior del formulari, indiqueu els termes de la compra com l'acceptació del lliurament, els béns danyats, els requisits de la factura i els termes de pagament.
