Ja sigui que tingui una petita empresa o una gran corporació, és important emmagatzemar i gestionar correctament els documents creats en el transcurs del negoci. Aquests poden incloure des de fitxers digitals i declaracions d'impostos a contractes i informes de projectes. Aquí és on s'inclou la gestió de documents i registres. Els seus principals objectius són processar la informació registrada, millorar els processos generals de treball i proporcionar una recuperació més ràpida de les dades. Existeixen diversos tipus de sistemes de gestió de registres, i cadascun té característiques distintives.
Què és un sistema de gestió de registres?
La manca de rebuts o factures empresarials, errors de documents i fitxers corruptes són totes les queixes habituals entre els empresaris. Entre 2005 i 2018, més de 22 milions de registres van ser exposats als EUA com a conseqüència d'infraccions de dades. A més, els empleats passen la meitat del temps a la recerca d'informació relacionada amb l'activitat de la seva empresa. Més del 26% diu que la gestió de dades a les seves organitzacions és alguna cosa caòtica.
Les empreses grans i petites estan obligades a mantenir els seus registres durant un període determinat. Les declaracions bancàries i de targetes de crèdit, per exemple, s'han d'emmagatzemar en una ubicació segura durant almenys set anys. El mateix passa amb els documents de preparació de la declaració d'impostos. Els estats del compte d'inversió, els xecs cancel·lats i els cupons de pagament s'han de mantenir almenys durant un any.
Què passa si aquests documents es perden o es malmeten? Imagineu encendre l'ordinador per adonar-se que ha estat piratejat. Si el vostre edifici d'oficines s'apaga, tots els vostres fitxers es podrien perdre per sempre. És clar que sempre podeu conservar còpies en una ubicació diferent, però això implicaria més espai i majors costos.
Un sistema de gestió de registres, també conegut com un sistema RMS, pot fer tot molt més fàcil. Aquest tipus de programari permet emmagatzemar, trobar i utilitzar registres oficials com a prova de transaccions, pagaments i altres operacions comercials. Els últims programes de gestió de documents i registres tenen funcions avançades, com ara eines de cerca, capacitat d'escaneig, retenció i classificació, funcions de seguiment de compliment i molt més.
La gestió de registres no només garanteix que els vostres fitxers estiguin fàcilment disponibles quan els necessiteu, però també pot millorar el flux de treball i la productivitat dins de la vostra organització. Els empleats podran recuperar dades, processar informació, identificar el propietari de cada sèrie de registres i eliminar dades redundants.
Software de gestió de registres basats en núvol
Amb un sistema de gestió de registres basat en núvol, teniu tots els vostres documents en un sol lloc. Aquesta solució d'emmagatzematge digital actua com a magatzem per als arxius de la vostra organització, que us permet accedir-hi en qualsevol moment i lloc. És particularment útil per a les empreses amb equips remots, així com aquells amb oficines en múltiples ubicacions.
Aquest tipus de programari RMS manté els fitxers segurs i elimina la necessitat de programes addicionals per realitzar còpies de seguretat rutinàries. A més, permet als usuaris assignar fitxers específics a altres membres de l'equip i enviar notificacions en temps real en lloc d'enviar correus electrònics d'anada i tornada. Atès que les dades s'emmagatzemen als servidors de l'amfitrió, és menys vulnerable als atacs cibernètics.
Programari de gestió de registres empresarials
Les grans organitzacions normalment opten pel programari de gestió de registres empresarials. Aquests programes tenen capacitats avançades i poden emmagatzemar, organitzar i processar grans quantitats de dades. Amb un sistema RMS empresarial, trobareu més fàcil gestionar registres físics i digitals, rastrejar l'estat i la ubicació de cada fitxer i transferir les vostres dades des de sistemes heretats fins a l'últim programari.
Per obtenir els millors resultats, seleccioneu un programa amb controls d'accés als usuaris segurs, mecanismes de gestió d'indexació i d'indexació de dades en temps real. Un sistema empresarial RMS fiable li permet ubicar registres en espera, realitzar cerques a text complet i importar registres físics i digitals en qualsevol format des de qualsevol origen. Aquestes funcions poden optimitzar les operacions comercials i conduir a una millor presa de decisions.
Aquest tipus de programari de gestió de registres es pot dividir encara més en diverses altres categories. Els sistemes de gestió de continguts, els sistemes de gestió de documents i els sistemes d'imatge digital són només uns pocs a esmentar. Quin triar depèn de les necessitats i el pressupost de la vostra empresa.
