La gestió de registres en un negoci inclou classificar, emmagatzemar, assegurar i preservar o disposar registres. Les fotografies, els correus electrònics i els fitxers es consideren registres. Els registres es classifiquen segons la seva funció comercial. Per exemple, un fitxer es pot classificar "actiu" i es troba ubicat a la sèrie d'informes de progrés. La pròpia sèrie pot classificar-se com a històrica o fiscal.
Legal
La gestió dels registres juga un paper fonamental per a les organitzacions que produeixen molts documents legals. És important que existeixi una corporació que es mantingui una biblioteca d'arxius legals. El procés legal es pot fer més complex si s'ignora la gestió de registres. La documentació legal ha de ser fàcilment accessible si l'empresa participa en un cas o si es produeix una crisi legal.
Administratiu
Des d'una perspectiva administrativa, un programa de gestió de registres necessita identificar, preservar i eliminar els registres d'una manera lògica i legal. En els sistemes escolars, el manteniment i la presentació de registres poden incloure informació subministrada pels instructors. Aquest tipus d'informació inclou material tipus escrit o processat per paraula. També s'inclouen les cartes que s'han enviat als estudiants i als pares.
Recerca
La investigació de mercat d'una empresa, els plans estratègics i els plans empresarials són documents sensibles al temps. La manera com s'utilitzen depèn dels projectes o objectius en curs de l'organització. Si una empresa busca penetrar en un nou mercat, pot dependre de la investigació primària o secundària. Tota forma de material de referència pot tenir un paper substancial en els esforços d'expansió d'una empresa.
