Les cartes són la millor manera d'assegurar-se que els empleats o els clients se'ls notifiqui un canvi de política. La gent tendeix a ignorar signes i correus electrònics perquè es bombardegen amb tants anuncis i missatges de correu electrònic cada dia. Les lletres, en canvi, són més difícils d'ignorar perquè estan associades a la formalitat i als missatges importants. Les cartes de notificació són senzilles d'escriure i molt efectives.
Carregueu membretes de l'empresa a la vostra impressora. La majoria de les empreses tenen polítiques que les comunicacions oficials han de tenir com a punt de referència, ja que ajuden a transmetre la idea de coherència i autoritat.
Obriu la lletra escrivint la data. Si la lletra dirigeix a un individu, escriviu el nom i l'adreça del destinatari. Si la lletra forma part d'un enviament massiu d'avisos similars, no escriviu el nom o utilitzeu la funció de combinació de correu al vostre programa de processament de textos per inserir els noms.
Comenceu la lletra escrivint "Estimat senyor / senyor (nom)" seguit de dos punts, o per a un enviament més general de "Benvolgut client estimat" o una amenaça similar.
Comenceu la lletra explicant breument la situació. Si esteu escrivint per donar notícies dolentes, com en una notificació de llibres vençuts o en una factura vençuda, expliqueu-ho per a la seva factura i quant tard. Si esteu escrivint per informar els clients sobre un canvi de política, expliqui el problema que va generar la necessitat del canvi de la política.
Expliqueu l'avís de manera clara i succinta perquè el destinatari no es perdi el missatge. Proporcioneu les dates rellevants per a l'entrada en vigor de la pòlissa.
Doneu informació d'acció, com ara els terminis o els tràmits que ha de seguir el destinatari de la carta. Proporcioneu la vostra informació de contacte en cas que tinguin preguntes.
Tanqueu la carta donant les gràcies a l'empleat o al client per la vostra atenció i escriviu el vostre nom. Inicieu sessió a l'espai que hi ha a sobre del vostre nom.
Consells
-
Mantingui la lletra breu i la matèria de fet. Si us demana disculpes massa clients o empleats, podeu interpretar-ho com una indicació que poden discutir amb l'avís o el canvi de política.
