Ja sigui que sol·liciteu mercaderies, sol·liciteu una posició, sol·liciteu fons, expresseu el vostre agraïment o queixeu-vos, sempre que feu consultes amb una organització, heu d'escriure una carta de negocis. Heu de seguir els procediments establerts i incloure els components necessaris a cada lletra que escriviu. Comenceu amb un full de paper amb capçalera que contingui l'adreça de la vostra organització. Com a alternativa, podeu crear el vostre propi encapçalament personal que inclogui el vostre nom complet, adreça, codi postal, número de telèfon i adreça de correu electrònic.
Data
Deixeu almenys una línia buida entre el capçal o el capçal i la data. Utilitzeu el format de data americà, per exemple, el 23 de maig de 2011, quan escriviu a organitzacions dels Estats Units. No utilitzeu subíndexs com ara el segon. Podeu deixar justificar la data o la pestanya al punt central i escriure la data.
Adreça interior
L'adreça interior o l'adreça del destinatari comença una polzada (tres línies en blanc) per sota de la data. Sempre queda justificat. Feu doble clic a l'ortografia del nom del destinatari i de l'adreça postal. Incloeu un títol personal, com ara el senyor, la senyora, la doctora, la senyora o la senyoreta, i un títol comercial com ara director de màrqueting. Si no teniu cap dubte sobre cap títol, truqueu a la recepcionista a l'organització.
Salutació
Deixeu una línia en blanc després de l'adreça interna. Si coneixeu el destinatari, podeu fer servir el vostre nom, per exemple, Estimada Maria. En altres casos, utilitzeu el seu títol personal i el seu cognom, per exemple: Estimada senyora Johnson. Si no esteu segur sobre el gènere del destinatari, utilitzeu el nom complet. Podeu incloure una coma o un colon després de la salutació o ometre qualsevol puntuació.
Cos
Deixeu una línia en blanc després de la salutació. L'espai únic i l'esquerra justifiquen els paràgrafs en el cos de la lletra. La majoria de les lletres contenen almenys tres paràgrafs. Al primer paràgraf, introduïu el propòsit de la lletra. Si respon a un anunci d'ocupació, assigneu la posició i identifica la seva font. Per exemple, podeu escriure "La posició del Director de Màrqueting anunciat en línia amb precisió descriu les meves habilitats i habilitats".
Els paràgrafs segon i tercer contenen detalls específics que donen suport a aquest propòsit. Per exemple, si es queixa d'un producte o servei, incloeu la data de compra, el número de la factura i la raó de la vostra insatisfacció.
Utilitzeu el paràgraf final per reafirmar el propòsit i la resposta esperada. Per exemple, escriure "Si us plau, contacteu-me personalment si teniu cap pregunta o comentari sobre la nostra nova línia de productes. Espero poder servir les vostres necessitats de correspondència comercial durant molts anys". Deixeu una línia en blanc entre cada paràgraf.
Tancament
Deixeu una línia en blanc després del paràgraf final de la lletra. Finalitzeu la lletra amb un tancament complementari adequat, com ara, sincerament, el vostre, respectivament o de manera cordial. Si un còlon o coma va seguir la salutació, incloeu una coma després del tancament. Deixeu de tres a quatre línies en blanc per a la vostra signatura. Finalitzeu amb la vostra signatura i títol titulat, per exemple, John Stewart, Director de vendes.
