Un memoràndum per a memoràndum és una comunicació escrita que registra informació per compartir amb un grup de persones en un entorn professional. Tot i que es poden formatejar memos en una varietat de plantilles, és important incloure les parts significatives d'una memòria perquè la vostra nota serveixi com una eina de comunicació eficaç.
Encapçalament
Una nota ha de tenir un encapçalament que especifiqui el remitent, el destinatari, la data i l'assumpte. Quan inclogui el nom d'un individu a la nota, escriviu el títol del seu treball després d'aquest. Incloeu el títol de la vostra pròpia empresa després del vostre nom al camp "De". L'encapçalament es troba a la part superior de la nota, precedint el text. Si la nota és urgent, podria ser una pràctica habitual a la vostra oficina escriure la paraula "Urgent" a la part superior de l'encapçalament.
La descripció general, que ve després de l'encapçalament, explica breument el contingut de la nota. A la visió general, introduïu el propòsit de la memòria, com per presentar una idea o respondre a una tasca que se li vau donar. La visió general dóna al lector una idea bàsica del que es tracta de la memòria perquè pugui decidir si llegir la nota immediatament o després.
Context
La secció context del memoràndum dóna un rerefons a la informació que es presenta. Això ajuda al lector a entendre la connexió de la memòria amb els tractes empresarials. Per exemple, podeu escriure: "A causa dels protocols tecnològics avançats …" Aquesta frase, i altres, us agrada ajudar el lector a contextualitzar el que passa en el negoci.
Tasques i resolucions
Si el propòsit del vostre record és explicar les tasques que realitzareu en resposta al context, podeu dir-ho a la següent part de la nota. Per exemple, podeu dir: "Estaré estudiant la investigació de mercat per a la tecnologia …" Això dóna al lector una idea dels propers passos que està prenent. Si el vostre record és presentar una resolució, podeu escriure: "Les meves conclusions conclouen que la nova tecnologia no beneficiaria la nostra empresa perquè …"
Detalls
Alguns memòries requereixen la inclusió de detalls. Si necessiteu incloure estadístiques, dades o informació de recerca de mercat, proporcioneu aquestes dades en un nou paràgraf. Aquestes idees de suport es coneixen com la part de discussió del memoràndum.
Conclusió
Embolcalla el teu record amb una breu conclusió que li indica al lector què esperes que hagués guanyat de llegir-lo. El segment de tancament també ha de permetre al lector saber que acull preguntes o comentaris per a la discussió.
Fitxers adjunts
Si es refereixen a gràfics, gràfics, polítiques, informes, minuts o altres documents empresarials a la memòria, afegiu-los a la part posterior de la memòria. Incloeu a la pàgina de la nota una nota a la part inferior on s'uneix un o més documents.
