Escriure per a un públic empresarial no és el mateix que escriure una carta a un amic. L'objectiu de la carta és diferent, en general, transmetrà informació específica o demanarà a algú que realitzi una acció específica, i hi ha certes expectatives pel que fa al format i l'estil. Sovint, una carta comercial serà la primera impressió que feu sobre algú, per la qual cosa és important fer-ho bé.
Què és una carta empresarial?
Una carta comercial és qualsevol carta que una organització envia a una altra organització, o correspondència entre una organització i els seus clients, proveïdors i altres parts. Una carta que escriviu com a part de la vostra feina es qualificarà com a carta comercial, però qualsevol carta que envieu a un negoci, a una organització, al grup comunitari o a un individu en un context professional, també caurà en aquesta categoria. La prova principal és un dels continguts: el vostre destinatari tindrà interès en el que escriu en la mesura que afecta la seva vida laboral? Si és així, la vostra carta es qualificarà com a carta comercial.
Per què haureu d'escriure una carta de negocis
Les empreses escriuen a clients, clients, proveïdors i grups d'interès per transmetre informació important. Per exemple, poden demanar productes d'un fabricant, actualitzar un client sobre l'estat del seu encàrrec, descriure canvis significatius als termes i condicions de l'empresa, identificar un problema que ha sorgit o transmetre un fons de comerç. Moltes lletres comercials inclouen una crida a l'acció, és a dir, la carta sol·licitarà informació específica o una resposta del destinatari.
Els individus trien el format de la carta comercial quan cal escriure de forma clara i professional. Els exemples inclouen una sol·licitud de treball, carta de presentació, carta de queixa, carta de resignació, carta de referència, acceptant o rebutjant un compromís formal o sol·licitant informació d'un negoci. El que aquestes lletres tenen en comú és una expectativa que seràs sucinta i específica, en lloc de ser creativa o evocadora en el teu estil d'escriptura.
Formats per a una carta comercial
Les empreses als Estats Units utilitzen un dels quatre formats de lletres comuns, que s'enumeren a continuació. D'aquests, l'estil de bloc és el més popular.
Format de lletra de bloc: Amb un estil de lletra de bloc, tot el text està alineat amb el marge esquerre. Estructuraràs la lletra perquè el text de la línia estigui separat i els paràgrafs tinguin una doble espai. Els marges solen tenir una configuració estàndard d'una polzada, tot i que algunes empreses varien d'acord amb l'estil de casa.
Format de lletra semi-bloc: Semi-bloc és idèntic al format de bloc, excepte que la primera línia de cada paràgraf està sagnat.
Format alternatiu de lletra de bloc: Aquest format segueix de prop el format del bloc, excepte la data, el tancament gratuït ("sincerament") i el nom, el títol i la signatura de l'autor apareixen al costat dret de la pàgina. A no ser que feu servir paper de carta, l'adreça de retorn de l'escriptor també apareixerà a la dreta.
Format de lletra simplificat: Una altra variació en el format de bloc, l'estil simplificat omet la salutació de l'obertura ("Benvolgut Sr Smith"). Trieu aquest format quan no tingueu el nom del destinatari.
Com dirigir els destinataris en una carta empresarial
Atendre una carta de negocis a un sol destinatari és relativament senzill. Només cal que escriviu el nom i l'adreça del destinatari al bloc d'adreces intern a la part esquerra de la pàgina. Obre la teva carta amb la salutació: "Benvolgut Sr. / Sra. / Sra. Cognom:" o "Benvolgut Senyor / Senyora:" Tingueu en compte el còlon al final de la salutació: només una carta personal utilitza una coma aquí; una carta de negocis sempre usa dos punts.
És acceptable escriure el nom de la persona si es troba en termes de nom amb el destinatari, per exemple, s'ha conegut diverses vegades i coneix bé a la persona. En aquest cas, el vostre salutació llegirirà, "Estimat Josep:" No us acudiu immediatament a un primer nom; es considera groller.
Per fer front a diversos destinataris en la mateixa lletra, seleccioneu una de les opcions següents:
On els destinataris treballen a la mateixa ubicació: Escriviu el títol, el nom i (opcionalment) el títol de cada destinatari seguit de l'adreça de la sola empresa al bloc d'adreces intern. Per salutació, indiqueu el nom del destinatari en el mateix ordre que apareixen a l'adreça.
Exemple:
Sra. Sophia Proctor, directora general Sr. Martyn Byrne, director de vendes Regan Coulson, director de màrqueting ABC Limited Carrer de la ciutat Townsville, Kentucky 395494
Benvolguda senyora Proctor, Sr. Byrne i Dr. Coulson:
On els destinataris treballen en diferents adreces: Cada destinatari ha de rebre la seva pròpia carta, per la qual cosa haureu de preparar diverses còpies de la mateixa comunicació. Utilitzeu l'anotació de còpia de carboni després del tancament - "cc:" - per llistar els noms dels altres destinataris. La notació permet que cada destinatari sàpiga qui són els altres destinataris.
Exemple:
Sra. Sophia Proctor, directora general ABC Limited Carrer de la ciutat Townsville, Kentucky 395494 Benvolguda senyora Proctor: Cos de lletres Atentament, Jane Doe Cc: Sr. Martyn Byrne, director de vendes, Dr. Regan Coulson, director de màrqueting
Quan hi ha molts destinataris: Quan escriviu a molts destinataris, com els membres d'un consell d'administració, és convenient escriure una carta i dirigir-la al conjunt del grup. El salutació també hauria de fer referència al cos de persones, per exemple, "Estimat Departament de Vendes" o "Estimat Equip d'Enllaç Comunitari". Utilitzeu un bloc de distribució al final de la lletra per llistar els membres del grup individual que han de llegir la lletra.
Exemple:
El Consell d'Administració ABC Limited Carrer de la ciutat Townsville, Kentucky 395494 Benvolguts membres del Consell: Cos de lletres Atentament, Jane Doe Distribució: Sra. Sophia Proctor Sr. Martyn Byrne Regan Coulson Sra. Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Sr. Cohen Andersen
Les diferents parts d'una carta empresarial
Ja sigui que useu un format de bloc o un altre estil, la vostra carta comercial ha de contenir les següents seccions:
Capçalera o adreça de retorn: Les empreses solen fer servir paper imprès que inclou un logotip o un capçal de paper especialment dissenyat a la part superior del full. El retolador porta l'adreça i les dades de contacte de l'organització. Si no utilitzeu papereres, escriviu el vostre nom i adreça a l'extrem superior esquerre de la lletra. És acceptable, però no obligatori, incloure el seu número de telèfon i adreça de correu electrònic si això seria útil per al destinatari.
Data: Escrigui la data en un format d'un mes d'any immediatament per sota de l'adreça de retorn. Atès que altres països fan servir el format del dia-mes d'any, eviteu la confusió transcribint la data amb la paraula en comptes del formulari de número: "28 de juny de 2018."
Adreça interna: Escriviu el nom del destinatari, el nom de l'empresa, l'adreça i el codi postal. Incloeu un títol de treball si és el cas. Alineeu sempre l'adreça interna al marge esquerre quan utilitzeu papereria estàndard estàndard. Si ho feu, l'adreça apareixerà a la finestra del sobre quan es plega en tres seccions.
Salutació: Recordeu utilitzar un còlon després de la salutació tal com s'ha descrit anteriorment.
Linia de subjecció: Afegir una línia de matèria opcional ajuda al destinatari a comprendre de manera ràpida la lletra. Aquí teniu un exemple:
Benvolgut senyor Phillips:
Sol·licitud de paquet d'aplicacions de treball
Cos: Aquí és on el cautxú es troba amb la carretera. Comenceu amb una breu declaració que descrigui per què està escrivint, seguit d'una sèrie de paràgrafs que expliquen el problema. Manteniu la lletra concisa. Per a la majoria de les lletres comercials, els paràgrafs de dos a cinc són ideals.
Tancament gratuït: Teniu diverses opcions per arrodonir una carta de negocis. Aquests són alguns exemples:
- Atentament,
- Atentament,
- Atentament,
- Respectuosament,
- Cordialment,
- Els millors desitjos,
Signatura: Imprimiu el vostre nom i el títol de la vostra feina, deixant un espai entre el vostre nom d'escriptura i el tancament gratuït. Registraràs el teu nom en aquest espai.
Recintes i còpies de carboni: Incloeu un cc: si envieu còpies de la lletra a una altra persona. Si hi ha documents que s'adjunten amb la lletra, escriviu "Recinte" o "Encl". sota el bloc de signatura.
Com escriure el cos d'una carta de negocis
Qualsevol que sigui el propòsit de la seva carta de negocis, és essencial mantenir el cos de la carta clar i conciso. Compreneu que el vostre destinatari està ocupat i és probable que es desmultipeixi. Estructura la lletra en paràgrafs lògics: una idea per paràgraf, de manera que el destinatari pot arribar ràpidament a la línia inferior.
Tanmateix, el significat contundent és contundent; has d'esforçar-te per un to diplomàtic i professional. Tingueu en compte els dos exemples:
Després d'examinar acuradament, he decidit acceptar una posició en una altra empresa. Vaig a treballar a l'empresa ABC.
La segona versió és concisa, però és massa directa i innecessàriament duresa. Pot ofendre al lector. El primer exemple, encara que menys breu, és més respectuós.
Una vegada que hàgiu fet els vostres punts al cos de la lletra, acabeu amb una crida a l'acció, una breu afirmació que descriu el que voleu passar ara. Recordeu que el vostre lector està ocupat. No la deixis adivinar sobre el que hauria de fer a continuació. Aquests són alguns exemples:
Si accepteu aquesta proposta, respon amablement el dia 31 de maig. Si voleu obtenir informació de contacte per a persones que han utilitzat els serveis de XYZ, envieu-me un correu electrònic a [email protected].
Opcions per a veu i idioma
El llenguatge de les lletres comercials varia d'un estil relaxat i conversacional a l'estil hiperformal i tècnic que es troba en la correspondència legal. Les cartes comercials més efectives aconsegueixen un equilibri entre aquests dos extrems. Tot i que les lletres comercials s'han tornat menys formals al llarg del temps, l'escriptura que és massa casual pot semblar poc professional i insincera. L'escriptura excessivament formal, d'altra banda, pot distanciar els lectors que no entenen el llenguatge, la terminologia i el fraseig específics de la indústria. Igual que amb tots els escrits, cal que coincideixi amb el to amb el públic. Això li dóna molt marge sobre l'estil que trieu.
A menys que treballis en una indústria especialment formal, com el sector bancari, hauríeu d'esforçar-vos per utilitzar paraules quotidianes en comptes del seu equivalent formal: "inici" en lloc de "començar", "acabar" en comptes de "acabar" i "intentar" en comptes de "esforç". Mantenir-lo simple pot semblar contradictori ja que la majoria de les persones associen vocabulari professional amb paraules més llargues i complexes. Tanmateix, la claredat és clau. És molt més important que el destinatari entengui la seva carta amb el mínim esforç de la seva part que no pas mostrar el vostre vocabulari impressionant.
Eviteu contraccions com "jo sóc", "no puc" i "no", tret que siguin una característica específica de l'estil de casa de la vostra empresa. Algunes empreses prefereixen utilitzar una veu més informal quan s'escriuen als consumidors per obrir la conversa; d'altres provocarien un to formal. La consistència és clau. Si preferiu un estil d'escriptura per sobre d'un altre, assegureu-vos de comunicar les vostres opcions d'estil a l'organització i assegureu-vos que tothom segueixi la mateixa guia d'estil.
Exemple d'una carta comercial
Amb tot això, aquí teniu un exemple de petita carta de negocis en format de bloc:
Sr Kurt O'Ryan ABC Limited Carrer de la ciutat Townsville, Kentucky 395494 11 de gener de 2018 Benvolgut senyor O'Ryan: Estic escrivint per donar les gràcies una vegada més pel vostre suport actiu al nostre programa de difusió de la comunitat "Grow Wild" de Townsville. Els vostres comentaris, la vostra crítica constructiva i la vostra valuosa experiència han contribuït de forma significativa a la implementació exitosa d'aquest projecte. Ara, hem rebut un finançament total per al nostre projecte de seguiment, que es titula provisionalment "Nature at Your Doorstep". Estaríem encantats si poguessis acceptar continuar la vostra col·laboració en aquest projecte. Certament podríem utilitzar la vostra informació i experiència. Adjuntem un breu fulletó que descriu la proposta de la seva lectura. M'agradaria reunir-se amb vostè per discutir els nostres propers passos i trucar a la vostra oficina la propera setmana per programar una cita. Gràcies per endavant per la vostra consideració. Atentament, Jane Doe Inclòs:
