Decretat el 1993, la Llei de la Llei de Medicina Familiar protegeix els llocs de treball de determinats empleats que han d'emprendre una indemnització no remunerada per tenir cura d'un fill nounat o adoptat o d'un familiar greument malalt. FMLA també protegeix els llocs de treball dels empleats que estan greument malalts o ferits, i ha de prendre una excedència per recuperar-se. La naturalesa mèdica de la majoria de sol·licituds de FMLA provoca problemes de privadesa i confidencialitat que els empresaris necessiten tenir en compte.
Comunicació d'informació mèdica
Algunes dades mèdiques no es poden mantenir completament confidencials. Perquè un FMLA sigui aprovat, per exemple, l'empresari ha de revisar la recomanació d'un metge basada en un estat de salut greu. El Departament de Treball recomana fer servir un formulari estàndard per a recomanacions mèdiques per a FMLA. El formulari permet al metge proporcionar detalls de la condició, inclosa la durada de la baixa requerida. El formulari està disponible en línia des del lloc web del Departament de Treball.
Accés a informació mèdica
L'accés a registres mèdics es regeix per la Llei d'informació i rendició de comptes de salut. L'acte regula de manera estricta qui té accés a la informació mèdica des de la qual es determina la identitat de l'individu. HIPAA està equilibrada per proporcionar informació als treballadors sanitaris que els permetin fer els seus llocs de treball, i en altres circumstàncies, com les sol·licituds de FMLA. Tanmateix, l'acte requereix que l'accés als registres mèdics sigui severament limitat. Com a empresari subjecte a FMLA, haureu de limitar l'accés a aquests registres mèdics únicament als empleats designats que, absolutament, han de tenir accés per raons de bona fe.
Emmagatzematge d'informació mèdica
Com a empresari, haureu de protegir la informació mèdica dels empleats d'aquells que no estan designats per accedir-hi. Tots els registres mèdics s'han d'emmagatzemar separadament dels fitxers de personal. Els fitxers mèdics relacionats amb les sol·licituds de FMLA s'han de mantenir en els gabinets d'arxius bloquejats als quals només els empleats designats tenen accés. En enviar faxos i fotocòpia de la informació mèdica dels empleats, s'han d'establir protocols i observar estrictament per garantir la privadesa dels empleats. Per exemple, si es deixa accidentalment un formulari de dades mèdiques en una màquina de fotocòpies i després ho veu per persones no autoritzades, és la seva empresa responsable de l'incompliment de la privadesa, no del treballador errat.
Problemes empresarials
Sovint, en situacions de FMLA, els ocupadors necessiten accés a determinats registres mèdics dels seus empleats. HIPAA preveu que els empleats donin una autorització per escrit als empresaris perquè accedeixin només a aquells registres que corresponguin a la condició per a la qual es demana l'abandonament de FMLA, sense autorització general per accedir a tots els registres mèdics. Els empresaris poden sol·licitar una segona opinió basada en la recomanació del metge per FMLA i també poden contactar-se directament amb el metge i discutir-ne la condició. Aquests debats també han d'estar autoritzats per l'empleat. Els empleats que busquen FMLA han de proporcionar la documentació adequada i, per tant, probablement concediran aquestes autoritzacions.
