Les auditories de qualitat són una part important per ajudar a les petites empreses a créixer i prosperar perquè ofereixen una forma d'avaluar les estratègies d'eficiència i gestió de costos de l'empresa. Si l'auditoria se centra en productes o processos, els resultats ajuden els administradors a determinar quines estratègies funcionen, identificar la causa subjacent dels problemes i, si cal, prendre mesures correctives. Saber fer una auditoria de qualitat interna és un pas important per garantir l'èxit del vostre negoci.
Examen preliminar
Els passos que prengueu abans de realitzar una revisió de qualitat in situ poden determinar l'eficàcia de l'auditoria. El procés comença formant un pla d'auditoria detallat que funciona com a full de ruta per dur a terme una revisió in situ. Especifiqueu la línia de temps, l'àmbit de l'auditoria i la ubicació d'auditoria. Recopilació i revisió de la documentació escrita, inclosa la política de gestió de qualitat del producte o procés, els procediments operatius estàndard i els manuals. Decidir i desenvolupar una llista preliminar d'entrevistes personals per dur a terme durant la revisió in situ. Tingueu en compte que una llista preliminar, que normalment inclou el gerent o supervisor de departament i empleats clau, pot ampliar-se durant la fase d'auditoria activa.
Muntar documents d'auditoria
Cada membre de l'equip d'auditoria ha de tenir una llista de comprovació d'auditoria, així com formularis, o un gravador de cinta, per registrar la informació durant les entrevistes personals. Cada membre també ha de tenir documents de referència, com ara còpies dels procediments operatius estàndard. Una llista de verificació és fonamental per registrar informació i observacions, així com per assegurar-vos que no oblideu res. Mentre que els ítems específics de la llista de verificació variaran depenent del departament, producte o procés que s'està verificant, la llista de verificació normalment consisteix en seccions, elements d'avaluació de cada secció, un sistema de qualificació i un espai de comentaris. Les seccions comunes inclouen l'organització del departament, l'entorn de treball físic, components del sistema de qualitat, com ara SOPs i proves de rendiment.
Realització de l'auditoria in situ
La revisió in situ es centra en reunir la informació que haureu de determinar si el departament en qüestió s'adhereix als estàndards de control de qualitat i seguint els procediments de control de qualitat establerts. Aquesta fase consisteix en passos d'acció, que inclouen l'observació, la prova i la realització d'entrevistes personals. Molt sovint, l'equip d'auditoria completa certes tasques, com ara proves de rendiment o qualitat i entrevistes personals, darrere de les escenes. Això ajuda a l'equip a evitar interrompre les operacions diàries tant com sigui possible. És important entendre que, igual que amb entrevistes personals, tant un pla d'auditoria com una llista de comprovació poden ampliar-se en l'abast i la profunditat de l'avaluació, depenent del que descobreixi durant la fase d'auditoria activa.
Activitats de finalització i seguiment
El treball "real" comença una vegada finalitzada la fase activa de l'auditoria. La fase final d'una auditoria de qualitat comença amb una reunió per revisar, dirigir i determinar els passos necessaris per corregir problemes de qualitat i àrees problemàtiques. Creeu un informe de gestió que detalli aquesta informació. Una vegada que el propietari i els directius acaben de revisar els resultats de l'auditoria, s'ha de celebrar una reunió d'estratègia que se centri en l'anàlisi i la decisió sobre com -i de vegades- s'incorporen solucions per a millores de qualitat presentades per l'equip d'auditoria.
