El departament de compres en la majoria d'organitzacions és crític perquè representa un gran percentatge de la despesa total per a tota l'organització i perquè manté l'organització subministrada amb els béns i serveis que necessita per operar. El cost de les ineficiències i / o processos defectuosos pot ser molt elevat ja que afectarà a tota l'organització. També la funció de compra pot ser especialment vulnerable al frau ja que implica desemborsaments en efectiu. Les auditories operatives del departament de compres poden ajudar a eliminar els residus, la ineficàcia i el frau afegint així valor a la base de l'organització.
Adoptar un enfocament de l'avaluació del risc a les funcions del departament de compres en lloc d'intentar auditar totes les funcions anualment. Identificar les funcions del departament de compres i avaluar els riscos associats a cadascun d'ells. L'ús d'una avaluació del risc és fonamental perquè posa els recursos limitats d'auditoria interna a les àrees on són més necessaris.
Avaluar l'estructura de control intern del departament de compres. Utilitzeu el marc integrat COSO per a l'avaluació. Aquest model ajudarà a posar els controls en perspectiva i ajudarà a relacionar controls específics amb activitats comercials específiques.
Realitzeu proves d'aquells controls relacionats amb les activitats comercials d'alt risc sota auditoria.Obteniu o prepareu mapes de procés dels controls que s'estan provant i realitzeu un passeig de cadascun d'aquests controls per verificar com funcionen. Seleccioneu una mostra de dades per a l'auditoria de les activitats comercials i comproveu el compliment dels controls relacionats.
Analitzeu els resultats de les proves de control per identificar qualsevol dèficit o fracàs de control. La gestió ha de ser conscient d'aquest tipus de situacions, de manera que es puguin prendre mesures correctores el més aviat possible.
Realitzeu assaigs substantius sobre les dades detallades per a les activitats comercials sota auditoria. Aquestes proves han d'incloure procediments analítics i provar la documentació de l'origen. Atès que els departaments de compres que inicien els desemborsaments en efectiu, el frau és una gran preocupació, els auditors han de buscar indicadors de frau i / o anomalies en les dades com a part dels procediments analítics.
Realitzeu una conferència de sortida amb els responsables del departament de compres. Proporcioneu una llista de troballes i problemes que cal resoldre i recomanacions sobre com resoldre'ls. Si es troba un frau, s'hauria de notificar a la direcció superior fora del departament de compres. Proporcioneu als administradors del departament de compres l'oportunitat de presentar informació addicional o proves que puguin canviar els resultats de l'auditoria i proporcionar un pla d'acció correctiu per resoldre la resta d'auditories i problemes.
Escriviu l'informe d'auditoria al nivell de gestió adequat i / o al consell d'administració. Inclou el pla d'acció correctiu dels administradors del departament de compres de l'informe.
