La compra és un departament dins de la divisió financera d'una empresa que garanteix que els subministraments i materials requerits per altres departaments es realitzen de manera eficient. Tot el que s'ha demanat per a cada departament ha de passar pel departament de compres. Tot i que les empreses tenen diferents directrius de compra, totes les empreses tenen procediments de compra estàndard.
Ordres de compra
Cada servei, material o subministrament sol·licitat per cada departament s'ha de presentar com a ordre de compra. Aquest ordre de compra és un número comptable per assegurar que l'import correcte es paga al proveïdor o proveïdor. El número també fa el seguiment de l'ordre per assegurar-se que es rep de manera oportuna, així com en la qualitat i la quantitat desitjades. L'ordre de compra també és utilitzat pel proveïdor o proveïdor quan factura l'empresa després del lliurament de l'ordre.
Compres de compra
El departament de compres és responsable de trobar el producte, servei o subministraments sol·licitats. Un agent de compres troba diferents proveïdors, pressupostos i decideix quin proveïdor compleix les necessitats de les sol·licituds del departament. El procediment de compra defineix el procés pel qual el departament de compres fa peticions de cotització de proveïdors i venedors. Cada responsable del departament ha d'informar al departament de compres sobre l'element exacte requerit, les especificitats dels elements desitjats i la quantitat necessària per operar el departament respectiu.
Procediment de seguiment
Una vegada que els departaments han lliurat al departament de compres la informació sobre el servei, els subministraments o el material requerit, l'agent de compres supervisa l'ordre durant tot el procés. L'agent de compra assignat a l'ordre ha de fer el seguiment del venedor en cas que hi hagi un canvi o actualització i controlar l'ordre fins que s'hagi rebut. Un cop rebut l'article, el departament de compres garanteix que l'ordre sigui correcte i dins de les especificacions contractades.
