Hi ha ocasions en què vostè i els seus empleats necessiten uns pocs dòlars en efectiu per pagar despeses de negocis menors. És possible que necessiteu comprar uns quants subministraments d'oficina, pagar un pastís a l'aniversari d'algú o simplement trobeu un petit canvi per a un apartador, per exemple. La majoria de les empreses utilitzen petits diners en efectiu per a això, controlant els pagaments en un petit llibre d'efectiu. Haureu de nomenar un administrador de diners petits, normalment un comptable, un comptable o un altre supervisor per supervisar operacions i cobrar els rebuts, si cal. Cada empleat que vulgui fer una compra hauria de passar per aquest representant, en comptes de deixar la petita caixa o llauna oberta a tots els empleats.
Compreu un bloc de notes governat: un petit bloc de notes de mida periodística pot ser el millor, ja que pot encaixar a la caixa petita. Etiqueteu el bloc de notes amb la data d'inici, el nom de l'empresa i la informació de contacte "Si es perd, contacte". Dibuixa tres línies verticals a la primera pàgina del quadern. Etiqueteu les quatre columnes resultants Data, Compra, Quantia i Equilibri. Podeu continuar tot això al llarg del bloc de notes quan inicieu el llibre de diners petits o confiï en la persona que comença una nova pàgina per continuar amb el format.
Indiqueu el saldo inicial en la seva pròpia línia amb la data registrada. A la columna "Compra", anomeneu Comença el saldo. La primera compra es registrarà a la segona línia.
Col·loqueu la quantitat inicial de diners petits a la caixa o llauna juntament amb el bloc de notes.
Per fer una compra, l'empleat proposa al comptador o al gerent el que necessita i per què. El comptador o el gerent poden acceptar o rebutjar la idea. Si s'accepta, l'empleat té accés a la caixa petita i la caixa o llauna.
Feu que l'empleat envieu un rebut quan hagi realitzat la compra. Manteniu tots els rebuts junts, fixats per un clip, a la caixa petita o al llibre. Traieu els rebuts mensualment i el fitxer.
Afegiu diners en efectiu addicional al fons d'efectiu petit mitjançant la retirada del compte de l'empresa. El petit captador d'efectiu, com un comptador o gerent, decideix quant s'ha de mantenir en efectiu petit, normalment de menys de $ 100.
Consells
-
Mantingueu en llibertat la caixa i caixa o llauna en un lloc segur, com ara el comptador o l'oficina del gerent o el cubicle. No ho deixis en una zona comú, com ara el menjador o la zona de reunions. Manteniu petites compres d'efectiu petites, per a despeses com franqueig, aparcaments o subministraments per a festes.
Avís
No registreu compres importants al llibre de diners petits. Aquests s'han de tenir en compte a la caixa principal d'efectiu.
