Les empreses que mantenen petites despeses per pagar petites necessitats a petició haurien d'implementar procediments adequats de prova d'auditoria d'efectiu en efectiu per garantir que els empleats utilitzen efectius petits per raons adequades i que consideren correctament els efectius petits que s'utilitzen. Sempre que sigui possible, una persona que no tingui accés als diners en efectiu petits ha de ser la persona responsable d'auditar petits diners en efectiu.
Temporització de les auditories
Les auditories petites en efectiu s'han de fer de forma aleatòria i sense previ avís als altres empleats. Sense auditories aleatòries, els empleats que estan "prestant" de diners petits per motius personals tenen temps de tornar a col·locar els diners abans d'auditar els fons.
Total dels continguts
L'equilibri dels petits diners en caixa o calaix és el primer pas en l'auditoria. El total de tots els petits diners en efectiu, més els rebuts dels articles petits en efectiu es va utilitzar per pagar, hauria d'igualar la quantitat total d'efectius petits que es tenien per utilitzar. Per exemple, si manteniu $ 500 en efectiu petit i té un valor de 150 dòlars en rebuts per a petites despeses en efectiu, hauríeu de tenir 350 dòlars en efectiu restants al calaix. Si no es compta amb diners o rebuts s'ha de notar en un informe d'auditoria, i tots els empleats amb accés a petits diners en efectiu s'han de qüestionar sobre la diferència.
Reviseu els rebuts
Tots els rebuts han d'explicar clarament els elements que s'han comprat. Si el (s) producte (s) comprat (s) no està clar del mateix rebut, s'haurà de fer constar per escrit els ítems en el rebut, juntament amb qualsevol explicació necessària per a la despesa. Cada element comprat hauria de representar un ús adequat dels fons d'efectiu petit i ser aprovat per un administrador o supervisor, tal com s'estableix a les polítiques de la seva empresa. Qualsevol ús inadequat d'efectiu petit, com per als articles personals, s'ha de tenir en compte al vostre informe. Qualsevol ús d'efectiu petit per cobrir les despeses normals d'explotació s'ha de tenir en compte al vostre informe i explicar-los pels empleats perquè pugueu determinar si s'han de fer canvis en els procediments operatius per cobrir aquests costos d'una altra manera.
Reviseu el Ledger general
Totes les despeses en efectiu petit s'han de reflectir adequadament en el llibre comptable general. Consulteu els rebuts per obtenir l'explicació de la despesa, i verifiqueu que la despesa s'hagi publicat al compte de despeses generals del llibre principal.
Verifiqueu els elements comprats
Sempre que sigui possible, hauríeu de demanar que es vegi el (s) producte (s) adquirit amb efectiu petit, especialment en el cas dels béns no consumibles. Si els empleats utilitzen petits diners en efectiu per comprar equips petits o altres necessitats no consumibles, els empleats haurien de poder mostrar-vos la ubicació dels elements.
