El manteniment d'un fons de caixa petita és mantenir registres al 90%. L'altre 10 per cent està controlant qui té permís per accedir als fons. Independentment del tipus de negoci que tingueu i sense importar el que usi els seus diners en efectiu, seguint aquests dos principis juntament amb alguns procediments senzills de pressupost, mantindrà el vostre fons de caixa petit equilibrat.
Prova d'arxiu de totes les compres
Quan executeu un fons de caixa petita, el primer que heu de fer és establir un sistema de registre i manteniment eficient. Hauríeu d'obtenir rebuts i factures per a cada transacció on s'utilitzi un petit efectiu i fer-ne còpies. D'aquesta manera, us assegureu que teniu dos fitxers separats en cas de perdre un rebut. No només feu els vostres rebuts en una carpeta, sinó que els cronològicament, i considereu posar els rebuts en carpetes separades per cada mes.
Estableix usos acceptables per a petits diners en efectiu
No utilitzeu efectiu petits indiscriminadament. Hauríeu d'establir unes directrius específiques per a què podeu utilitzar els diners en efectiu i el que no podeu fer. Per exemple, comprar alcohol amb fons sol ser un ús inacceptable, fins i tot si l'alcohol era per a un esdeveniment social patrocinat per negocis. Per protegir-vos a qualsevol persona que tingui accés als diners en efectiu, heu de tenir regles escrites sobre les despeses acceptables.
Controlar l'accés
Mantingueu sempre bloquejat el vostre fons de caixa petita. Podeu guardar-lo en qualsevol cosa des d'un calaix fins a un armari fins a una caixa forta, però eviteu mantenir-lo en caixes portàtils o en altres contenidors d'emmagatzematge que es puguin moure o llevar fàcilment. No lliuri claus o combinacions a més d'unes poques persones. L'ideal seria que només hagueu de donar una o dues persones a la clau i que algú més pregunteu a aquests titulars de claus dels diners que necessiti.
Realitzeu auditoris periòdics
Per assegurar-vos que els diners petits s'utilitzin correctament, realitzeu auditories periòdiques. Les auditories efectives no s'anuncien i el propòsit és comprovar aleatòriament els registres, els procediments comptables i el control del vostre fons de caixa petit. Sense auditories, els diners en efectiu poden ser propensos a mal ús o mala gestió. La manera més senzilla de dur a terme una auditoria és disposar d'un administrador que no tingui accés a la verificació d'efectiu al fons cada poques setmanes més.
