Un fons de caixa petita és una petita quantitat de diners en efectiu que un negoci posa a un costat per a despeses comunes, com ara subministraments d'oficina, enviaments per correu o despeses de combustible. Es tracta d'un fons destinat a pagar les despeses per les quals l'empresa no escriu un xec o compra a compte. També conegut com un "fons d'imprés", es reprèn exactament en la quantitat que es gasta a ella. El saldo del fons sempre ha de ser igual al saldo establert per al fons.
Escriu l'entrada de la revista quan s'estableixi el fons de caixa petit. Assumeixi que la llibreria local ha determinat que s'han de mantenir els diners de 100 dòlars en efectiu per a despeses diverses. Cal registrar una entrada de dues línies per a aquesta transacció: Línia 1: Petits diners: Dèbit: 100.00; Línia 2: Efectiu: Crèdit: 100.00; Com indica l'entrada, no s'han gastat fons en despeses diverses fins ara.
Registre l'entrada del diari per a despeses diverses i reabastir el fons de caixa petit. Suposem que si reutilitzem l'exemple al pas 1, la llibreria va gastar $ 25 en gas, $ 12.50 en material d'oficina, $ 28 en menjar i $ 11.50 en franqueig. Les següents entrades s'han de registrar a l'encapçalament "despeses des de petits diners": Línia 3: despeses de Petty Cash Line 4: Gas: Dèbit: 25.00; Línia 5: Subministraments d'oficina: Dèbit: 12.50; Línia 6: Menjars: Dèbit: 28.00; Línia 7: enviament: deute: 11.50; Línia 8: Efectiu: Crèdit: 77.00; Esgoten els diners del fons amb les compres. Per tant, els productes adquirits, Línia 4 a la Línia 7, es debiten, i la quantitat total d'efectiu esgotat s'abona a la Línia 8. El rebut de despeses en aquest exemple és de $ 77. Per tant, s'hauran d'afegir diners en efectiu per un valor de $ 77 al calaix petit per reposar el fons.
Realitzeu els ajustaments per als diners en efectiu i una altra vegada. Tot i que es prenen passos acurats per garantir la gestió interna de l'efectiu, es produeixen errors. Sobretot quan es maneja petits diners en efectiu i el canvi, la suma no sempre és igual a les seves parts. Si $ 21 és la quantitat que queda en el calaixet d'efectiu petit, però els ingressos només augmenten fins a $ 77, la quantitat que queda al calaix i els rebuts es sumen a $ 98; l'escassetat de $ 2 del primer fons de caixa petita de $ 100 es refereix com a efectiu curta o superior. Ara, l'entrada del diari es mostrarà de la següent manera: Línia 3: Despeses de Petty Cash Línia 4: Gas: Dèbit: 25.00; Línia 5: Subministraments d'oficina: Dèbit: 12.50; Línia 6: Menjars: Dèbit: 28.00; Línia 7: enviament: deute: 11.50; Línia 8: Diners en efectiu i més: Dèbit: 2,00; Línia 9: Efectiu: Crèdit: 79,00; En aquest cas, l'efectiu de $ 79 s'ha d'afegir al calaix petit per reposar el fons.
