En crear un sistema de comptabilitat, les empreses i organitzacions sense ànim de lucre han d'establir un marc de control intern. El procés de control intern ajuda a garantir que el sistema funcioni bé i que tots els empleats implicats estiguin realitzant el que s'espera. Tenir una funció comercial tan important és una garantia raonable, disminuint la probabilitat d'errors i salvaguardant els actius de l'organització. Per la seva importància, les empreses consideren els principis fonamentals del control intern.
Responsabilitats
Les empreses han d'establir clarament responsabilitats. Assignar responsabilitats específiques als individus garanteix que entenen quina és la seva part per mantenir el control intern. Si la responsabilitat del control intern es passa per alt de manera coherent, un sistema de control intern efectiu deixarà clar qui no està realitzant una tasca assignada.
El manteniment de registres
La memòria no és una eina infal·lible, especialment quan es tracta de grans quantitats d'informació o transaccions. Tenir procediments correctes de manteniment de registres permetrà a les empreses tenir un historial precís de transaccions a la mà. Aquestes dades històriques permeten a l'empresa referir-se-ho més tard, si es descobreix un problema o si es necessita aclariment.
Assegurances i vincles
Malauradament, fins i tot el millor sistema de control intern no pot evitar la pèrdua d'un actiu. En assegurar actius i emprar empleats, una organització pot estar segur que serà reemborsat pel valor d'un actiu si l'actiu és robat o malversat.
Registres d'actius i custòdia
En un sistema de control intern, les persones que tenen accés físic a efectiu i altres actius no són les mateixes que mantenen els registres relacionats amb aquest actiu. Si, per exemple, la persona responsable de mantenir els registres d'efectiu petits era la mateixa persona que tenia la clau de la caixa petita, seria fàcil per a aquesta persona ajudant-se als diners en efectiu mentre falsificava el registre d'efectiu petit. La persona que manté registres d'actius no ha de poder accedir físicament als béns que està realitzant.
Responsabilitat de les transaccions relacionades
De vegades, s'han de completar diverses tasques per completar una única transacció. En aquest cas, és important que els diferents empleats realitzin les tasques separades que componen la transacció. Això assegura que més d'una persona es va veure involucrada a completar la tasca, augmentant les probabilitats de que es detectin errors o actes fraudulents.
Controls tecnològics
Les alarmes antirrobos, els teclats electrònics i altres funcions de seguretat basades en la tecnologia poden ajudar a les organitzacions a protegir els actius. La tecnologia pot anar sovint a on la gent no pot, i pot estar a la feina les 24 hores del dia sense requerir pagaments o descansos addicionals. Les empreses intel·ligents augmenten els seus sistemes de control intern amb tecnologia adequada i rendible.
Revisió independent
Les empreses han de revisar regularment els seus sistemes de control intern. Això ho hauria de fer una persona que no realitzés cap de les obres que s'estan verificant. Un avaluador independent pot informar objectivament sobre el treball que s'està realitzant durant tot el procés de control intern i no té cap raó per cobrir errors o ser massa optimistes respecte als procediments de control.
