Els empresaris solen incloure un comprovant o una declaració equivalent, juntament amb el xec de pagament de cada empleat, ja sigui en forma de document en paper o en línia per als xecs de pagament que s'emetin a través de dipòsit directe. Els taulells de verificació són documents que poden ser necessaris per satisfer els requisits del registre públic. Fins i tot quan es conserven xifres de verificació no és obligatori, és possible que sigui prudent fer-ho.
Requisits FLSA
El govern federal no té una norma que obligui els empresaris a emetre o retindre els cupons de xecs de pagament. Els requisits de la llei de normes laborals justes proporcionen directrius per a la documentació de nòmines En general, s'ha de mantenir la informació de nòmina tres anys. Si els taulells de verificació s'utilitzen per registrar algunes d'aquestes dades, també s'han de conservar durant tres anys. Els registres de nòmines han d'incloure:
- Nom de l'empleat, adreça i número de la Seguretat Social.
- Gènere i ocupació de l'empleat.
- La data de naixement dels treballadors menors de 19 anys.
- La data i l'hora de cada setmana de treball comença i acaba. La data d'inici del període de nòmina es requereix si és diferent de la setmana laboral.
- La data de pagament de l'empleat
- S'han treballat hores diàries i setmanals.
- La taxa de pagament de l'empleat.
- Salaris regulars, pagament de les hores extres i qualsevol addició o deduccions del salari de l'empleat.
Els empresaris han de mantenir les targetes de temps o el rècord equivalent del temps treballat durant dos anys.
Requisits addicionals del registre governamental de nòmina
La Comissió d'Igualtat d'Oportunitats d'Ocupació diu que els empresaris han de mantenir tots els registres d'ocupació, inclosos els registres de xecs i registres de nòmines, durant almenys un any. En el cas que un empleat presenta una reclamació amb l'EEOC, els registres han de ser retinguts fins a un any després de la disposició final de l'assumpte per part de l'EEOC o un any després de la liquidació d'una demanda.
Els Estats poden imposar requisits addicionals de manteniment de registres. Per exemple, la Comissió de Força Laboral de Texas diu que els ocupadors han de proporcionar als treballadors un cupó o document equivalent que enumere totes les dades utilitzades per preparar un xec de pagament. Cal registrar registres de nòmines quatre anys per complir amb les normes de manteniment del registre d'indemnització per desocupació de Texas.
Directrius per registres empresarials
Un negoci o organització produeix xecs i comprovacions dels trossos per diversos motius. El Servei d'Ingressos Interns recomana que es revisin les revisions i els registres bancaris que la facin servir justificants a efectes fiscals, es conserva durant el període de limitacions. Per exemple, el període de limitacions de les declaracions d'impostos és de sis anys. Nolo.com suggereix que les empreses mantenen registres de xecs i registres financers com a mínim durant set anys.
