Els fulls de temps de l'empleat són crítics per registrar els salaris deguts, el temps d'acumulació i les absències dels empleats. Molts empresaris emmagatzemen els registres de temps i de nòmines dels seus empleats com una còpia de seguretat del seu mètode de processament de la nòmina. Els registres històrics són útils si heu de revisar els salaris dels empleats, la retenció d'impostos i les deduccions de la nòmina. Tanmateix, les lleis federals dicten quant de temps els empresaris han de mantenir un registre d'ocupació, que inclou el període per al qual els empresaris també han de mantenir registres de temps. Segons les lleis federals, els empresaris haurien de conservar fulls de temps durant un mínim de dos anys.
Els registres d'ocupació inclouen informació sobre les assignacions de treballs, el rendiment, la disciplina o l'acció correccional de l'empleat, i qualsevol contracte o acord, com ara un conveni col·lectiu o contracte de treball. La informació sobre la indemnització també forma part del registre d'un empleat, juntament amb els registres de temps que generalment contenen informació personal, com ara el nombre de la Seguretat Social del treballador, el percentatge salarial, la classificació exempta o no exempta, les vacances o el temps de pagament per la taxa de meritació i, en alguns casos, o la taxa de pagament diferencial.
Les fitxes de temps són registres d'ocupació
Depenent de les pràctiques de manteniment de registres de l'empresari, els fulls de temps formen part del registre d'ocupació o s'emmagatzemen separadament com a registres de nòmines. De qualsevol manera, els registres de temps i els fulls de temps es consideren un registre d'ocupació i, per tant, estan subjectes a certes lleis que obliguen les obligacions de manteniment de registres dels empresaris.
Llei de normes laborals justes
Els empresaris subjectes a la Llei de Normes Justes del Treball han de seguir les normes que regulen el salari mínim, el pagament de la pròrroga, la classificació exempta i no exempta, i el manteniment de registres relatius a tot el que es refereix al salari dels empleats. La FLSA no requereix un format específic per mantenir els fulls de temps dels empleats, però l'agència requereix que els empresaris mantenen certa informació detallada sobre el temps i el pagament no exempts de l'empleat.
Retenció de registres
La retenció d'expedients per a registres de nòmines i contractes sindicals és de tres anys. Per a fulls de temps i registres que continguin informació específica, com dies treballats, deduccions, retencions i altres detalls, el requisit és de dos anys. Les bones pràctiques per als recursos humans probablement recomanarien mantenir tots els registres relatius a la remuneració i la indemnització dels empleats durant tres anys, ja que hi ha una superposició significativa entre els registres que els empresaris han de conservar durant dos anys i registres que els empresaris necessiten mantenir durant tres anys.
Hi ha requisits separats per als tipus de registres que els ocupadors han de mantenir per als treballadors exempts; No obstant això, és el millor interès dels empresaris per mantenir registres de manera similar i per un període de temps igual. Si ho fa, els beneficiaris es beneficien en cas que sorgeixin qüestions relacionades amb les comparacions entre treballadors exemptes i no exempts. Quan els empresaris mantenen registres exempts d'empleats basats en un procés totalment diferent que els empleats no exempts, és difícil justificar les pràctiques de RRHH relatives a la despesa exempta o no exempta si els registres no es mantenen de forma coherent durant el mateix període de temps.
Normes de registre de registres d'EEOC
El govern federal facilita als empresaris que resolguin el que necessiten per mantenir i per quant de temps establint normes de registre de registres similars entre si. La Comissió d'Igualtat d'Oportunitats de l'Estat dels EUA fa complir les lleis antidiscriminació i, com a part de la seva autoritat d'aplicació, requereix que els empresaris mantenen la nòmina i altres registres d'ocupació durant tres anys. De fet, l'EEOC diu que els registres que podrien formar part d'una reclamació en virtut de la Llei de Igualtat de Pagament han de ser retinguts durant almenys tres anys. Els registres d'ocupació, inclosos els registres de temps que formen part d'un càrrec oficial de discriminació, s'han de conservar fins a la resolució final.
