Fins i tot en una oficina d'una sola persona, organitzar els procediments d'oficina és essencial per a l'operació eficient d'un negoci. La creació d'un conjunt de procediments organitzats facilita l'execució d'un negoci i redueix la quantitat de temps necessària per a tasques superiors com ara la presentació, compra i realització de documents burocràtics bàsics.
Articles que necessiteu
-
Programari de processament de textos
-
Impressora
-
Enquadernació de tres anells
Creeu una llista de procediments que calgui organitzar. Assegureu-vos que enumereu tots els procediments d'oficina que anticipeu en el futur, encara que s'hagin acabat amb poca freqüència.
Determineu la persona que actualment és responsable de cada procediment d'oficina. Si més d'una persona és responsable, identifiqueu la persona que realitza el procediment de la manera més eficaç, o qui és el més articulat a l'hora de descriure el procediment.
Sol·liciteu que cada persona escrigui una descripció detallada de com executen cada procediment d'oficina. Assegureu-vos que cada persona segueixi un format pas a pas, clar, proporcionant una plantilla o mostra de com s'ha d'escriure la descripció del procediment d'oficina. Demana que cadascú proporcioni una còpia de la seva descripció en un format de document de processament de textos comú.
Combineu totes les descripcions dels procediments d'oficina en un únic document mestre, organitzat en capítols per funció. Per exemple, agrupeu tots els procediments comptables en un sol capítol, tots els procediments d'enviament a un altre capítol.
Imprimiu el document complet i proporcioneu almenys un enllaçador de tres títols amb tots els tràmits de l'oficina al vostre personal. Proporciona a cada membre del personal un document separat, que abasta tots els procediments d'oficina dels quals són responsables i assegura que tot el personal llegeixi els documents corresponents als procediments d'oficina que realitzen regularment.
