Els comptes d'una oficina petita a pagar són un compte de responsabilitat actual compost per obligacions de deute que s'han de pagar en els pròxims 12 mesos. És important que els documents que donin suport a aquests ítems de deute estiguin organitzats de manera que els pagaments d'aquestes obligacions es facin a temps. El pagament oportú dels comptes a pagar manté la posició creditícia de l'organització i assegura una relació bona i estable amb els creditors i proveïdors.
Coincideix amb les factures rebudes amb el seu ordre de compra i el document de recepció o compliment del servei. Existeix una factura vàlida i pagadora quan es va crear un ordre de compra aprovat i es van rebre els elements de l'ordre o es van completar els serveis. Creeu carpetes pel nom del proveïdor per mantenir ordres de compra inigualables, rebre documents i altres documents admesos.
Comptes de fitxers a pagar per data de pagament. Després de que les factures coincideixin amb els documents de suport, consulteu la data de venciment i estableixi una data de pagament de la factura. Organitzeu les factures a les carpetes que representen cada dia del mes. Quan determineu la data de pagament de la factura, feu-la en un dia. Una carpeta d'acordió, que no ocupa molt espai, es pot utilitzar per mantenir els documents organitzats; cada pestanya pot representar un dia del mes. Si una carpeta d'acordió és massa petita, considereu utilitzar fitxers penjats que proporcionen més espai per a la paperassa. Assigneu només el dia del mes a cada carpeta o fitxer; Quan finalitzi el període actual, podeu tornar a utilitzar aquests fitxers per al proper mes.
Inclogui en el seu horari diari una revisió del fitxer de comptes que es pagui en aquest dia. Si hi ha factures presentades durant aquest dia, envieu un pagament per la factura i marqueu-lo com a pagament. La factura ha de tenir en compte la data de pagament, el número de xec o l'identificació de la transacció, si es paga electrònicament, l'import pagat i la identificació de la persona que va processar el pagament.
Arxivar factures pagades en fitxers creats per a cada venedor o creditor. El fitxer del proveïdor ha de contenir totes les factures pagades des del començament del període comptable o de 12 mesos. Els documents d'aquest fitxer són compatibles amb els pagaments realitzats al proveïdor. Si es produeix un problema en un pagament o un venedor reclama que el pagament no s'hagi rebut, aquesta documentació pot proporcionar suport quan es va completar el pagament i els elements que es van pagar o no.
