Un administrador de projectes realitza reunions amb membres de l'equip de projectes interns regularment per discutir els seus projectes actuals. A més, un gestor de projectes pot facilitar reunions amb els grups d'interès del projecte, la direcció executiva i els clients per iniciar un projecte i mantenir reunions per oferir actualitzacions sobre els seus projectes i respondre preguntes sobre terminis i pressupostos. La preparació per a cada reunió del projecte és clau per fer un ús benèfic tant del vostre temps com dels assistents a la reunió.
Convida els individus adequats a la reunió del projecte. Determineu els objectius que heu de complir a la reunió basant-se en els convidats. Si es reuneix amb els membres del projecte, podeu establir objectius d'obtenir actualitzacions d'estat, resoldre problemes interns i tenir els membres de l'equip compartir informació entre ells sobre el projecte. Si es reuneix amb els grups d'interès dels projectes, executius i clients, el vostre objectiu és proporcionar actualitzacions de fites generals i respondre preguntes.
Sol·liciteu els temes de l'agenda dels convidats diversos dies abans de la reunió. En lloc d'esquivar una bola de sorpresa a la reunió, feu preguntes i temes de discussió dels connectats al projecte. Això us permetrà preparar i convidar altres usuaris que us puguin recolzar durant la reunió. Anticipa el que els convidats volen escoltar i debatre sobre el projecte. Per exemple, si sabeu que els clients volen debatre sobre materials de màrqueting, obtingueu actualitzacions del vostre departament de comunicacions i convidin un representant a la reunió.
Crea una agenda formal de reunió de projectes. Llista els detalls de la reunió, com ara el nom de la reunió, la data, l'hora, la ubicació i el número de trucada de conferència a la part superior de la pàgina. Llista els temes de l'agenda, com l'estat dels fites del projecte; estat de les àrees de negoci funcionals, com IT, màrqueting, departaments legals i altres pertinents; pressupost de projecte; propers passos; i els temes que els altres els suggereixin.
Envieu a tots els convidats una invitació i una agenda electrònica. Incloeu un pla de projecte o un informe d'estat per acompanyar la vostra discussió sobre l'estat i la línia de temps. Envieu la invitació el més aviat possible i continueu amb l'agenda i els fitxers adjunts almenys un o dos dies abans de la reunió. Això permetrà als vostres convidats revisar els documents i preparar-los amb antelació.
Consulteu la logística de reunions, com ara les reserves de la sala de conferències i la configuració de l'habitació, diversos dies abans de la vostra reunió. Proveu el número de trucada de la conferència i els inicis de sessió de la reunió web, segons correspongui, per garantir que funcionen i que són fàcils d'accedir. Com que els assistents probablement treballen en diverses tasques, no voleu perdre el temps d'algú amb números de telèfon defectuosos i enllaços web.
