Els moviments d'enregistrament a les reunions són una part essencial del procés de gestió de qualsevol organització. La tasca pot ser tediosa, però crucial. Correspon al secretari de la reunió reconèixer que no és important registrar tot el que s'ha dit, només el que es va fer o es va decidir a la reunió. Les motivacions són especialment importants perquè proporcionen una base sòlida per a una acció posterior, i fins i tot les persones que van assistir a la reunió necessiten tornar enrere i consultar els minuts per recordar exactament què han acceptat fer.
Registre les dades bàsiques rellevants per a la reunió, especialment la data i els noms dels assistents. Tingueu en compte a qualsevol que estigui absent i la presència de qualsevol persona amb poder de vot proxy que representi els membres absents de la comissió.
Registre els procediments estàndard seguits per la comissió, que poden incloure elements com la confirmació de l'acta de la reunió anterior, un missatge d'obertura (nota de qui va lliurar el missatge, no el contingut del missatge), etc. Tingueu en compte també si es tractava d'una reunió regularment programada o si es tractava d'una sessió especial convocada per a propòsits inusuals, com ara una reunió del pressupost d'emergència.
Ressalteu l'inici d'un moviment posant la paraula "MOTION" en majúscules o subratllant-la, seguit del nom de la persona que va proposar la proposta (per exemple, "MOTION by Colonel Mustard").
Registre la moció de la manera precisa. El moviment es pot presentar en cursiva. Si hi ha una discussió sobre la redacció precisa de la moció abans de la votació, no registreu el debat, simplement presenteu el llenguatge precís de la versió final de la moció (per exemple, "MOTION by Coronel Mustard: La comissió resol a condemna formalment al professor Plum per amenaçar al senyor Green amb el candelero ".
Registre els resultats de la votació. Els comitès poden triar registrar com voten tots els membres de la comissió (si, no, abstenir-se), el nombre sense decisions individuals (passats de 5 a 3), o simplement el resultat (aprovat).
