Les reunions tenen lloc gairebé a tot arreu on hi ha gent. Les esglésies, les escoles i les empreses fan reunions per una o altra raó. Quan els minuts es prenen correctament, es poden retransmetre fàcilment a altres membres de la reunió que necessiten escoltar alguna cosa específicament de nou, especialment un dia o dos després de la reunió. Tant com ho intentem mai no recordarem tot. Per això, és molt important prendre minuts de forma correcta en una reunió.
Prenent minuts
Comproveu si el vostre negoci, l'església o l'escola tenen el format necessari per prendre minuts de reunió. Alguns llocs de l'empresa tenen una certa manera que els agrada fer les coses, fins i tot si això varia de la norma una mica. Assegureu-vos de seguir el format sol·licitat.
Siéntese en un lloc on puguis veure i escoltar a tots. És difícil escriure els minuts en què esteu buscant qui va dir el que. Seure en una ubicació central és millor si l'habitació és bastant gran, sense amplificació. Siéntese al frente de la sala quan els grups grans utilitzen micròfons.
Escriviu la data al vostre document. Feu que el paper i el llapis estiguin preparats abans de començar la reunió per impedir que falti alguna cosa important al principi. A més, anoteu si aquesta reunió tracta sobre un tema o problema específic. A més, anoteu ràpidament l'arranjament de seients si els membres són relativament pocs. Això també us ajudarà més tard quan prenguin nota de qui va dir el que.
Registre a tots els que hi són. Assegureu-vos d'escriure l'encarregat de la reunió, així com aquells que no van poder assistir per alguna raó o altra. Si és possible, prepareu un resum del tema per endavant per donar-vos alguna cosa a seguir durant els minuts durant la reunió.
Escriure qui va comentar què, idea o tema de debats i decisions sobre aquestes discussions. Si es produeix una votació, anoteu qui va presentar la votació, qui la va subscriure i també el resultat del vot, com ara 4 no de 9 sí.
No recordi absolutament tot el que va dir durant la reunió. Només anoteu les idees i els temes en resum. Et conduirà boig si intentes escriure cada paraula que diu cada persona.
Recopileu els minuts tan aviat com sigui possible. Això evita errors i pèrdues de memòria. Assegureu-vos de verificar la vostra ortografia abans d'imprimir els minuts i lliurar-los als que estaven a la reunió.
