Els minuts de la reunió són un registre organitzat dels participants en una reunió i els temes tractats. Les actes serveixen com a referència útil de discussions i decisions, així com un document de suport per a recomanacions internes.
Articles inclosos
L'obertura dels minuts de reunions inclou una llista de participants. També pren nota de la data, l'hora i la configuració de la reunió. A mesura que avança la reunió, es presenten temes per al debat i, de vegades, es vota o decideix. Els minuts de seguiment fan referència als participants que participen en cada tema. Les actes també prenen nota de les idees presentades per al debat i que van presentar cada pensament clau. Els vots o decisions, juntament amb passos d'acció dirigits, també s'inclouen en qüestió de minuts.
Tipus de reunions
Els participants en un grup de treball informal o reunions de comitès solen prendre notes pròpies. Un membre fins i tot pot distribuir una ressenya de la reunió a altres participants. Tanmateix, els minuts de reunió organitzats i estructurats solen ser utilitzats per a reunions més formals. Normalment es mantenen actes per a reunions de comitès d'organització, reunions de juntes, agències governamentals o reunions d'oficines i reunions públiques. Una persona secretària o personal administratiu acostuma a prendre notes i preparar les actes.
Ús de referència
Els membres de grups de treball o comitès sovint utilitzen els minuts de reunió com a referència. Els minuts guien a cada persona involucrada en els seus rols a l'hora d'executar les decisions preses. En entorns de col·laboració, minuts també ajuden els líders a responsabilitzar a cada persona pel seu paper. Si un membre de l'equip no compleix una acció acordada, pot ser retirat per un líder. Les actes de les reunions governamentals o d'organització pública també responen a l'obligació dels organismes públics d'enviar informació a les poblacions a les quals serveixen i de proporcionar un registre de negocis oficials.
Ús de documentació
En alguns casos, els minuts de reunió també s'utilitzen com a document de suport. Els comitès organitzatius sovint discuteixen problemes, resolucions i accions, i després fan una recomanació formal a un tauler o òrgan més gran. Sovint, els minuts s'adjunten a la presentació per demostrar les converses que la comissió fa. En una universitat, per exemple, les escoles o els departaments de programes educatius solen presentar minuts de la reunió del comitè assessor en suport de les propostes curriculars.
