Ja sigui que simplement us oferiu com a voluntari per fer un seguiment de les activitats durant reunions setmanals del personal o els vostres companys l'han elegit a l'oficina d'enregistrament d'un secretari d'una fundació benèfica, és essencial que creeu registres clars i precisos del que passa durant les reunions de la vostra organització. Els minuts de la reunió serveixen com a registre oficial de temes tractats o discutits. Com a tal, sovint es consideren documents històrics. En conseqüència, la importància de prendre excel·lents minuts de reunió no es pot exagerar i els assistents apreciaran la vostra atenció als detalls i a la seva professionalitat.
Articles que necessiteu
-
Manual de regles d'ordre de Roberts
-
Llista de membres
Seleccioneu un mètode per registrar els minuts de la reunió. Pesa els avantatges i desavantatges de la gravació de cinta, escriure notes i escriure els detalls a mà durant el transcurs de la reunió. Considereu un mètode de seguretat sense errors, com ara una combinació de dos d'aquests mètodes. Per exemple, podeu gravar la gravació de la reunió i escriure notes al vostre portàtil o tauleta.
Obteniu una còpia de les "Normes de l'ordre de Robert" o accediu a una subscripció en línia d'aquest document sobre procediments parlamentaris i bones pràctiques per dur a terme i registrar reunions. Estudiar el format adequat per gravar converses de reunions, moviments, segons de propostes, discussió i votació. Si és possible, tingui una còpia del llibre o del lloc web accessible durant la reunió. Això serà inestimable en el cas que els membres us busquin respostes per a una bona governança, comportament, registres oficials i minuts.
Forma una introducció i estructura per als teus minuts. Per exemple, indiqueu la data, l'hora, els noms dels agents, la ubicació i el propòsit de la reunió a la vostra introducció. Els minuts de la reunió haurien de reflectir el moment en que es va demanar la reunió, així com el moment en que es va ajornar. El propòsit de reunions formals pot ser simplement una reunió mensual; Tanmateix, si estàs enregistrant els minuts d'una reunió especial d'associació, asseguri's que els minuts reflecteixin amb precisió que es tracta d'una reunió que l'organització normalment no comporta en el transcurs del seu negoci normal. Moltes organitzacions del sector públic poden convocar reunions especials per discutir assumptes confidencials, com qüestions de personal, que estan exemptes de determinades disposicions de la Llei del sol de l'estat.
Mantingueu-vos en peu quan el president de l'organització o el líder del grup us introdueixi. Si no és presentat oficialment, introduïu-vos al grup i expliqueu-vos el vostre paper com a secretari d'enregistrament o el prenedor de notes. Expliqueu al grup quins mètodes esteu utilitzant per capturar les discussions de reunions. D'aquesta manera, els membres us identifiquen com a responsable de crear i mantenir els documents oficials de l'organització, la qual cosa és particularment útil per als membres que no us coneixen o aquells que no estiguin familiaritzats amb l'organització i amb les seves pràctiques. A més, la vostra introducció serveix com a suggeriment perquè els assistents hagen de parlar amb audàcia perquè pugui dur a terme amb efectivitat les tasques de presa de notes.
Demana als assistents que es presentin mentre noteu ràpidament els seus noms i on estan asseguts. D'aquesta manera, no haureu de demanar constantment a la gent que repeteixi els seus noms quan estigui gravant moviments, segons i punts de discussió. Per exemple, sempre ha de registrar el nom de la persona que fa una moció, la persona que la segueix, i la persona que demana la votació sobre una moció. Quan algú demana la votació, generalment diuen: "Demana la pregunta". El líder del grup demana als membres que votin. Si hi ha discussió abans de la votació, marqueu les parts més destacades de la discussió i tingueu en compte qualsevol objecció oficial. Les seves notes sobre moviments i vots també haurien de contenir els noms dels vots i abstencions.
Eviteu interjectar afirmacions subjectives en les vostres notes. No interpreteu el que un parlant significa per la seva tonalitat, inflexió o senyals no verbals. Els minuts de la reunió han de ser fets i objectius: qualsevol xivarri en les declaracions d'un assistent podria erosionar la integritat dels seus minuts i posar en dubte la seva capacitat per gravar acuradament minuts. Per exemple, escriu: "John Doe va fer la següent proposta: tancar les escoles en dies en què el Servei Meteorològic Nacional preveu més de cinc polzades de neu per als comtats de Jackson, Adams i Madison", no "John Doe ha afirmat amb rotunditat que volia que el grup votar si tancar les escoles en dies en què les condicions meteorològiques regionals indiquen inclemències del clima i carreteres intransitables ".
Finalitzeu els minuts tan aviat com sigui possible després de la reunió, mentre que les accions segueixen sent fresques. Reviseu les vostres notes, escolteu la gravació de la cinta i prepareu-vos per redactar la vostra versió final. Si teniu preguntes sobre el que va passar durant la reunió, consulteu amb un oficial o un líder del grup. En alguns casos, és possible que hagueu de contactar amb la persona per a les declaracions que necessiteu aclarir.
Proporcioneu al líder del vostre grup el que us proposeu, que són els minuts finals; Demana comentaris, preguntes o correccions. Quan obtingueu la llum verda, prepareu la versió final i feu que els minuts es difonin als membres. Utilitzeu el mètode preferit de la vostra organització per distribuir còpies de les actes, ja sigui per correu electrònic, correu biberó o enviament personal si esteu a la mateixa oficina amb els assistents.
Consells
-
Si la vostra reunió inclou una invitació inicial, no heu de demanar-vos que els membres s'introdueixin. Només cal capturar els noms de les persones presents i registrar els noms de persones que estan absents. Les crides Roll solen ser un procediment estàndard en reunions formals, com ara les que tenen els consells d'administració. Feu una nota independent d'on hi ha gent asseguda. Això es converteix en el "full de trucs" perquè pugui referir-se fàcilment a les persones per nom en els seus minuts o dirigir-los quan pregunteu a algú que aclareixi o repeteixi el que va dir.
Fins i tot si la reunió és informal, el vostre paper com a prenedor de notes no ho és. Fins i tot per a reunions informals, apropeu seriosament la responsabilitat de prendre notes i produïu notes escrites formals que descriguin amb precisió i forma formal les activitats de la reunió. Els assistents apreciaran la vostra atenció als detalls.
Avís
Abstenir d'utilitzar un dispositiu com un telèfon intel·ligent per capturar notes de reunió: no projecta una imatge positiva i les persones que no coneixen les capacitats dels telèfons intel·ligents poden pensar que simplement està reproduint al telèfon en comptes d'escoltar els membres de la organització estan discutint.
