El paper central d'un departament de compres és procurar subministraments o mercaderies utilitzades en el funcionament d'una empresa. En el compliment d'aquest rol, els seus objectius són construir i mantenir relacions de proveïdors bàsics, obtenir el millor valor en els béns i coordinar de forma precisa i eficient totes les activitats de documentació rellevants.
Construir i mantenir relacions amb els proveïdors
Històricament, la compra es va centrar en la sol·licitud d'ofertes amb l'objectiu d'obtenir els costos més baixos possibles. Tanmateix, l'organització de salut de la Universitat d'Utah anota en les seves polítiques de contractació que, a partir del moment de la publicació, els processos de licitació competitiva només s'utilitzen segons sigui necessari. En canvi, moltes empreses confien en els departaments de compra per identificar potencials proveïdors, interactuar amb ells i desenvolupar relacions de confiança amb els millors proveïdors. Aquest enfocament de relació enforteix els objectius compartits del proveïdor i del comprador i permet una major flexibilitat o adaptabilitat quan els obstacles impedeixen el flux natural de la logística i la distribució.
Obtenir el millor valor en mercaderies
Està molt lligat al manteniment de les relacions amb els proveïdors, és un objectiu d'obtenir el millor valor de les mercaderies. "Millor valor" implica un equilibri d'obtenir preus raonables i productes de qualitat. Per exemple, un distribuïdor necessita bons preus per obtenir beneficis, però també necessita béns d'alta qualitat per atraure compradors. Per tant, el departament de compres ha de comparar els punts de preus de diferents proveïdors amb la qualitat de les seves solucions. La Universitat d'Akron assenyala en el seu manual de contractació que el seu departament de compra centralitzada assumeix aquesta responsabilitat en la gestió de compres en tots els departaments d'organització.
Coordinació de la documentació rellevant
Els processos de compra impliquen inherentment molta documentació i documentació. L'organització de salut de la Universitat d'Utah assenyala que un departament del departament de compres és mantenir fitxers contractuals en totes les relacions amb proveïdors actius, per exemple. Les activitats de compra també estan relacionades amb la comptabilitat en organitzacions que utilitzen programes de programari de recursos empresarials, que permeten que les activitats comptables estiguin directament relacionades amb les ordres de compra existents i els pagaments de comptes. En alguns casos, el procés està automatitzat. Per tant, la precisió en l'ordre de compra i els detalls de la transacció són tan importants per a un departament de compres com correspon al departament de comptabilitat.
